Tiền mặt (Cash on hand) trong kế toán là gì? Kết cấu và nội dung tài khoản tiền mặt

Hình minh họa

Tiền mặt (Cash on hand)

Định nghĩa

Tiền mặt trong tiếng Anh là Cash on hand. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quĩ bảo quản tại quĩ (két) của doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quí, kim khí quí, tín phiếu và ngân phiếu.

Đặc điểm

- Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quĩ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình.

- Số tiền thường xuyên tồn quĩ phải được tính toán định mức hợp lí, mức tồn quĩ này tùy thuộc vào qui mô, tính chất hoạt động, ngoài ra doanh nghiệp phải gửi tiền vào ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác.

- Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quĩ chịu trách nhiệm thực hiện. 

Thủ quĩ không trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc không được kiêm nghiệm công tác kế toán.

Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ kí của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị.

Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quĩ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quĩ kiêm báo cáo quĩ.

Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt

- Phiếu thu - Mẫu 01 - TT (BB)

- Phiếu chi - Mẫu 02 - TT (BB)

- Bảng kê vàng bạc, đá quí - Mẫu 07 - TT (HD)

- Bảng kiểm kê quĩ  - Mẫu 08a - TT, 08b - TT (HD)

Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:

- Số quĩ tiền mặt

- Các sổ kế toán tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 - Tiền mặt

Để phản ánh tình hình thu chi và tồn quĩ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 111 "Tiền mặt".

Kết cấu

Tài khoản 111 có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quĩ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quĩ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tỉ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỉ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo

Bên Có:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quĩ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quĩ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tỉ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỉ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.

Số dư bên Nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quĩ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.

Nội dung

Tài khoản 111 - Tiền mặt có ba tài khoản cấp hai:

- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền Việt Nam tại quĩ tiền mặt.

- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỉ giá và số dư ngoại tệ tại quĩ tiền mặt theo giá trị qui đổi ra Đồng Việt Nam.

- Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quĩ của doanh nghiệp.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Kế toán tài chính, NXB Tài chính)