Tạm ứng (Advances to employees) là gì? Kế toán các khoản tạm ứng

Hình minh họa. Nguồn: thebank.vn

Tạm ứng (Advances to employees)

Khái niệm

Tạm ứng trong tiếng Anh là Advances to employees.

Tạm ứng là việc cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt.

Nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng

- Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp

- Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt

- Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán các khoản đã tạm ứng

- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kì trước mới được nhận tạm ứng kì sau

- Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng

Tài khoản sử dụng TK 141 "Tạm ứng"

Bên Nợ:

Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp

Bên Có:

Các khoản tạm ứng đã được thanh toán

Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quĩ hoặc tính trừ vào lương

Các khoản vật tư dùng không hết nhập lại kho

Dư nợ:

Số tạm ứng chưa thanh toán

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 141 - Tạm ứng

Có các TK 111, 112, 152, ...

b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được kí duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

Nợ các TK  152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,...

Có TK 141 - Tạm ứng

c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quĩ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 141 - Tạm ứng

d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153,156, 621, 622, 627,...

Có TK  - Tiền mặt

Ví dụ:

Tháng 8/2019 tại Công ty Đức Việt có các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng như sau:

(Biết rằng công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo kê khai thường xuyên)

- Anh Lê Văn Thái, nhân viên cung ứng vật tư tạm ứng số tiền 15.000.000 đ bằng tiền mặt để mua hàng. Kế toán viết phiếu chi và định khoản:

Nợ TK 141 : 15.000.000 đ (Chi tiết anh Lê Văn Thái: 15.000.000 đ)

Có TK 111 : 15.000.000 đ

- Sau khi hoàn thành công việc anh Thái lập giấy thanh toán tạm ứng như sau:

Mua nguyên vật liệu: Giá mua là 16.500.000 đ, đã bao gồm thuế GTGT 10% (đã nhập kho theo PNK số 33 ngày 13/8)

- Doanh nghiệp đã đồng ý thanh toán và chi tiếp số tiền còn thiếu bằng séc chuyển khoản.

Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổ theo số thực chi:

1) Căn cứ hoá đơn bán hàng:

 Nợ TK 152: 15.000.000 đ

 Nợ TK 133: 1.500.000đ

 Có TK  141: 16.500.000 đ (Chi tiết anh Lê Văn Thái: 16.500.000 đ)

2) Doanh nghiệp thanh toán số tiền tạm ứng còn thiếu bằng séc qua chuyển khoản:

Nợ TK 141: 1.500.000 đ (Chi tiết anh Lê Văn Thái  1.500.000đ)

Có TK 112: 1.500.000 đ

(Theo Giáo trình Kế toán tài chính 2, Học viện Tài chính)