Vật tư (Supplies) là gì? Kế toán vật tư

Hình minh họa. Nguồn: cannabizjournal.com

Vật tư (Supplies)

Khái niệm

Vật tư trong tiếng Anh là Supplies.

Vật tư là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong bảng Cân đối kế toán, bao gồm nguyên liệu, vật liêu, công cụ dụng cụ (CCDC) để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD), hoặc cung cấp dịch vụ.

- Nguyên vật liệu (NVL):  Là đối tượng lao động được sử dụng kết hợp với tư liệu lao động dưới tác động của sức lao động để tạo ra sản phẩm

+ Là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới

+ Là những vật phẩm tự nhiên đã trải qua quá trình chế biến,  tiếp tục được sử dụng cho quá trình SXKD của đơn vị

+ NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất và bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu

+ Giá trị của NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới sáng tạo ra

+ NVL trong DN thường bao gồm nhiều loại với tính chất lí học, hóa học khác nhau và được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau.

- Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định (TSCĐ)

+ Về hiện vật: Khi đưa vào sử dụng, CCDC tham gia vào nhiều chu kì sản xuất, vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hỏng, loại bỏ

+ Về giá trị: Trong quá trình sử dụng, giá trị bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra

+ Vì có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên coi là một loại tài sản dự trữ và quản lí như TSCĐ

+ Khi sử dụng CCDC vào quá trình SXKD, tùy theo giá trị và thời gian sử dụng mà giá trị của CCDC được tính chuyển 1 lần hay chuyển dần từng phần vào chi phí SXKD.

Yêu cầu quản lí vật tư

- Ở khâu thu mua: Quản lí chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch SXKD của DN

- Ở khâu bảo quản và dự trữ: DN phải tổ chức tốt kho bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại vật tư để giảm bớt hư hỏng, hao hụt mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng vật tư

- Ở khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lí, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhận cho DN.

Nhiệm vụ của kế toán vật tư

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật tư phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của DN

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động SXKD nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí SXKD

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất.

Nguyên tắc đánh giá vật tư

- Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 (điều 5) là toàn bộ chi phí mà DN bỏ ra để có được những vật tư, hàng hóa đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Nguyên tắc thận trọng: Thực hiện nguyên tắc này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Nguyên tắc nhất quán: Kế toán chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.

 Sổ kế toán vật tư

 - Sổ chi tiết:

+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ

+ Thẻ kho (Sổ kho)

- Sổ tổng hợp:

Hình thức nhật kí chung:

+ Sổ nhật ký chung

+ Sổ nhật ký mua hàng

+ Sổ cái TK 152, 153, 151,…

Hình thức chứng từ ghi sổ:

+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái TK 151,152,153

Hình thức Nhật kí - Chứng từ:

+ Nhật ký chứng từ số 5 - Ghi Có TK 331

+ Nhật ký chứng từ số 6 - Ghi Có TK 151

+ Nhật ký chứng từ số 7 - Ghi Có TK 152, 153

+ Sổ cái TK 151,152,153

+ Bảng kê số 3 - Tính giá thực tế NVL, CCDC,

+ Bảng phân bổ số 2 – Phân bổ NVL, CCDC

Trình bày thông tin trên BCTC

- BCTC phải phản ánh tổng giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được luân chuyển trong một chu kì kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo căn cứ vào số dư Nợ của các TK151, TK152, TK153...

- Khoản thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế trên 12 tháng hoặc vượt quá một chu kì kinh doanh thông thường không thỏa mãn định nghĩa về hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán thì không được trình bày trong chỉ tiêu này mà trình bày tại chỉ tiêu "Thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn".

(Theo Giáo trình Kế toán tài chính 1, Học viện Tài chính)