Lỗi kế toán (Accounting Error) là gì? Đặc điểm và các loại lỗi thường gặp

Lỗi kế toán

Khái niệm

Lỗi kế toán trong tiếng Anh là Accounting Error.

Lỗi kế toán là một lỗi không cố ý trong bút toán ghi sổ.

Khi phát hiện, lỗi hoặc sai sót thường được sửa ngay lập tức. Nếu không có giải pháp ngay lập tức, sẽ một cuộc điều tra để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi đó.

Khái niệm lỗi kế toán không nên nhầm lẫn với gian lận kế toán - là một hành động cố ý để che giấu hoặc thay đổi các mục kế toán vì lợi ích của công ty.

Mặc dù có rất nhiều loại lỗi, nhưng lỗi kế toán phổ biến nhất là lỗi ghi chép hoặc lỗi nguyên tắc kế toán.

Đặc điểm của Lỗi kế toán

Lỗi kế toán là lỗi sổ sách không cố ý và đôi khi rất dễ xác định và sửa chữa. Ví dụ, nếu các khoản ghi nợ và tín dụng cộng lại không bằng số dư trên bảng cân đối thử (Trial balance), thì một kế toán viên có thể dễ dàng thấy tài khoản nào đang không chính xác.

Các loại Lỗi kế toán

Có rất nhiều loại lỗi kế toán và dưới đây là một số lỗi phổ biến:

Lỗi nhập sai từ đầu

Lỗi nhập sai từ đầu là lỗi mà nhập số tiền sai vào tài khoản. Lỗi nhập sai từ đầu sẽ ảnh hưởng các tài khoản khác liên quan. Cuối cùng là tất cả các tài khoản liên quan sẽ cân đối nhưng số tiền thì sai.

Lỗi lặp

Lỗi lặp là khi một mục kế toán bị lặp, nghĩa là nó bị ghi Nợ hoặc ghi Có hai lần cho cùng một mục.

Lỗi thiếu sót

Lỗi thiếu sót là khi một bút toán không được thực hiện mặc dù giao dịch đã xảy ra trong khoảng thời gian đó.

Ví dụ, một tài khoản phải trả, là các khoản nợ ngắn hạn mà các công ty nợ nhà cung cấp, đã không được ghi Có khi hàng hóa được mua nợ. Lí do là có nhiều hóa đơn từ các nhà cung cấp, hóa đơn bị mất hoặc không được ghi lại đúng cách.

Một lỗi thiếu sót cũng có thể bao gồm việc quên ghi lại việc bán sản phẩm cho khách hàng hoặc doanh thu nhận được từ các khoản phải thu.

Lỗi bút toán bị ngược

Lỗi bút toán bị ngược là bút toán ghi sai hướng, nghĩa là một khoản nợ được ghi là Có hoặc ngược lại. Ví dụ, giá vốn hàng bán, có chứa nguyên liệu thô và hàng tồn kho, được ghi Có thay vì ghi Nợ và hàng tồn kho thành phẩm được ghi Nợ thay vì ghi Có.

Lỗi nguyên tắc kế toán

Lỗi nguyên tắc kế toán xảy ra khi một nguyên tắc kế toán được áp dụng bị lỗi. Ví dụ, mua thiết bị được bút toán dưới dạng chi phí hoạt động. Chi phí hoạt động là chi phí hàng ngày và sẽ không bao gồm mua tài sản cố định. Ngoài ra, mua tài sản nên được ghi lại trên bảng cân đối kế toán trong khi chi phí hoạt động nên được ghi lại trên báo cáo thu nhập.

Phát hiện và ngăn ngừa Lỗi kế toán

Lỗi kế toán không cố ý khá phổ biến nếu kế toán viên không cẩn thận hoặc phần mềm kế toán bị lỗi thời. Việc phát hiện ra các lỗi như vậy thường xảy ra khi các công ty tiến hành khóa sổ vào cuối tháng. Một số công ty có thể thực hiện nhiệm vụ này vào cuối mỗi tuần. Hầu hết các lỗi, có thể được sửa chữa khá dễ dàng.

Phương pháp thông thường để xử lí các lỗi nhỏ kế toán là tạo một tài khoản phụ trên bảng cân đối kế toán hoặc rút ra số tiền nhỏ trên báo cáo thu nhập và đặt tên "khác".

Theo dõi hóa đơn đã đến khách hàng và từ các nhà cung cấp và đảm bảo các tài khoản liên quan được nhập ngay lập tức vào đúng vào phần mềm kế toán có thể giúp giảm các lỗi.

Việc đối chiếu ngân hàng hàng tháng có thể giúp tìm ra lỗi trước kì báo cáo vào cuối quí hoặc cuối năm tài chính bằng cách so sánh các hồ sơ tài chính và giao dịch nội bộ của công ty với hồ sơ sao kê của ngân hàng cho công ty.

Tất nhiên, không có công ty nào có thể ngăn chặn tất cả các lỗi, nhưng với cách kiểm soát nội bộ phù hợp, các lỗi kế toán có thể được xác định và sửa chữa tương đối nhanh chóng.

(Theo Investopedia)