Bảng cân đối thử (Trial Balance) là gì? Yêu cầu đối với bảng cân đối thử

Bảng cân đối thử

Khái niệm

Bảng cân đối thử trong tiếng Anh là Trial Balance.

Bảng cân đối thử là bảng tính kế kế toán, trong đó số dư của tất cả các sổ cái được lập thành hai cột Ghi nợ và Ghi có bằng nhau.  

Trong một khoảng thời gian thích hợp, các bên của mỗi tài khoản sẽ được tổng hợp và tính toán số dư. Các số dư ấy thường được tập hợp lại trong bảng cân đối thử, làm nền tảng để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán.

Một công ty sử dụng bảng cân đối thử định kì, thường là vào mỗi kì báo cáo. Mục đích chung của việc tạo ra bảng cân đối thử là để đảm bảo các mục trong hệ thống sổ sách kế toán của công ty là chính xác về mặt toán học. 

Bảng cân đối thử được sử dụng để làm gì?

Sử dụng bảng cân đối thử để phát hiện bất kì lỗi tính toán nào đã xảy ra trong hệ thống kế toán ghi sổ kép. Nếu tổng ghi nợ bằng tổng ghi có, bảng cân đối thử được coi là cân bằng và sẽ không có lỗi toán học trong sổ cái. 

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là hoàn toàn không có lỗi trong hệ thống kế toán của công ty. 

Ví dụ: các giao dịch được phân loại không đúng hoặc đơn giản là thiếu khuyết hệ thống vẫn có thể gây ra các lỗi kế toán quan trọng, và sẽ không được phát hiện bởi quá trình lập bảng cân đối thử. 

Yêu cầu đối với bảng cân đối thử

Ban đầu, công ty ghi lại các giao dịch kinh doanh của họ trong các tài khoản kế toán trong sổ cái tổng hợp. Tùy thuộc vào loại giao dịch kinh doanh đã thực hiện, các tài khoản trong sổ cái có thể đã bị ghi nợ hoặc ghi có trong một kì kế toán nhất định, trước khi chúng được sử dụng trong bảng cân đối thử. 

Hơn nữa, một số tài khoản có thể đã được sử dụng để ghi lại nhiều giao dịch kinh doanh. Do đó, số dư cuối kì của mỗi tài khoản sổ cái được hiển thị trong bảng cân đối thử là tổng của tất cả các khoản ghi nợ và ghi có đã được nhập vào tài khoản đó, dựa trên tất cả các giao dịch kinh doanh liên quan. 

Vào cuối kì kế toán, mỗi một tài khoản tài sản, chi phí hoặc lỗ (1) phải có số dư bên nợ và các tài khoản nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu hoặc lợi nhuận (2) phải có số dư bên có. Tuy nhiên, một số tài khoản thuộc (1) cũng có thể đã được ghi có và một số tài khoản thuộc (2) cũng có thể được ghi nợ trong kì kế toán khi các giao dịch kinh doanh liên quan làm giảm số dư nợ và dư có của tài khoản tương ứng. Ảnh hưởng ngược lại đến số dư nợ hoặc dư có cuối cùng của các tài khoản đó. 

Trong bảng cân đối thử, tất cả số dư nợ được ghi ở cột bên trái và số dư có được ghi ở cột bên phải, với khoản mục (tên gọi tài khoản) được đặt ở bên trái của mỗi cột. 

Một số lưu ý

Tóm lại, các tài khoản sổ cái và số dư của chúng được liệt kê trên bảng cân đối thử ở định dạng tiêu chuẩn của chúng. Sau đó cộng tất cả dư nợ và dư có để chứng minh tổng dư nợ bằng tổng dư có. 

Việc đồng nhất như vậy đảm bảo rằng, sẽ không có các khoản ghi nợ và ghi có chênh lệch nào đã được nhập không chính xác trong quá trình ghi sổ kép. 

Tuy nhiên, bảng cân đối thử không thể phát hiện ra các lỗi kế toán mà không phải lỗi toán học đơn giản. Nếu các khoản ghi nợ và ghi có bằng nhau nhưng bị nhập vào sai tài khoản, giao dịch không được ghi lại hoặc sai sót bù trừ được thực hiện với một khoản ghi nợ và ghi có cùng lúc, bảng cân đối thử vẫn sẽ hiển thị sự khớp nhau giữa tổng bên có và bên nợ. 

(Theo Investopedia)