Hệ thống kế toán (Accounting system) là gì? Các bộ phận của hệ thống kế toán

Hình minh họa. Nguồn: profitmaster.com.au

Hệ thống kế toán

Định nghĩa

Hệ thống kế toán tiếng Anh là Accounting system.

Hệ thống kế toán được định nghĩa như sau: "Hệ thống kế toán là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính".

(Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400)

Các bộ phận của hệ thống kế toán

Chứng từ và sổ sách

Chứng từ và sổ kế toán là những đồ vật phản ánh và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế . Chúng có thể là chứng từ gốc (như hoá đơn bán hàng, đơn đặt mua hàng, hợp đồng kinh tế,… ) hoặc các ghi chép và sổ kế toán (bảng kê, bảng phân bổ, tính giá thành, sổ cái…). Hệ thống kế toán phải đảm bảo chứng từ và sổ sách được lưu giữ đầy đủ. 

Ngoài ra, các chứng từ phải đảm bảo một số qui tắc như được đánh số liên tiếp, lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc càng sớm càng tốt, phải đơn giản, phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ.

Hệ thống tài khoản

Có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phan loại. Một hệ thống tài khoản được kiểm soát đúng đắn sẽ phát huy tối đa vai trò là cấu nối giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán, giúp cho số liệu trên báo cáo tài chính được phản ánh đúng đắn, chính xác.

Sổ kế toán

Sổ kế toán có nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hệ thống sổ kế toán sẽ có trình tự ghi sổ thích hợp tương ứng với nó. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phải được cân nhắc sao cho phù hợp với tình hình hoạt động và yêu cầu kế toán của đơn vị. Một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là phải có đầy đủ chứng từ hợp lí.

Báo cáo kế toán

Sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép… thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được tổng hợp và trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo đúng các nguyên tắc và phương pháp kế toán qui định. Hệ thống báo cáo kế toán thông thường bao gồm các báo cáo tài chính với nhiệm vụ chính là cung cấp thông tin cho bên ngoài và báo cáo kế toán quản trị chủ yếu phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính)