Thông tin quản lí (Management Information) là gì? Phân loại

Thông tin quản lí (tiếng Anh: Management Information) là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lí cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lí của mình.

18-02-2020

17-02-2020

Thông tin quản lí (Management Information) là gì? Phân loại - Ảnh 1. — Hình minh hoạ (Nguồn: smartsheet)

Thông tin quản lí

Khái niệm

Thông tin quản lí trong tiếng Anh được gọi là Management Information.

Thông tin quản lí là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lí cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lí của mình.

Phân loại

Các quyết định quản lí được chia thành 3 loại:

- Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức... Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách.

- Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.

Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lí, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược.

Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách... là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lí này.

Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lí như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng... nằm ở mức quản lí này.

- Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật.

Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất... thuộc mức quản lí này.

Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là:

- Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai.

Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi... Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới...

Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lí thông tin trên máy tính.

- Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như một tháng, một quí, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lí.

Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm... Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lí thông tin hợp lí và chính xác.

- Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng...

Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lí dữ liệu kịp thời.

Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức

Đặc trưng	Thông tin tác nghiệp	Thông tin chiến thuật	Thông tin chiến lược
Tần suất	Đều đặn, lặp lại	Phần lớn là thường kì, đều đặn	Sau từng thời kì dài, hoặc trong trường hợp đặc biệt
Tính độc lập của kết quả	Dự đoán trước được	Dự đoán sơ bộ; một số không dự đoán được	Chủ yếu là không dự đoán trước được
Mức chi tiết	Rất chi tiết	Tổng hợp, thống kê	Tổng hợp, khái quát
Nguồn	Trong tổ chức	Trong và ngoài tổ chức	Chủ yếu từ bên ngoài tổ chức
Tính cấu trúc	Cấu trúc cao	Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc	Phi cấu trúc cao
Độ chính xác	Rất chính xác	Một số có tính chủ quan	Tính chủ quan cao
Thời điểm	Quá khứ và hiện tại	Hiện tại và tương lai	Dự đoán cho tương lai là chính