Thông tin (Information) là gì? Các dạng thông tin trong tổ chức

Thông tin (tiếng Anh: Information) luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

18-02-2020

17-02-2020

Thông tin

Khái niệm

Thông tin trong tiếng Anh được gọi là Information.

Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

Vai trò

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lí cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.

Thông tin trợ giúp người quản lí tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lí công việc dựa trên khoa học quản lí, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lí và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề.

Các dạng thông tin trong các tổ chức

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lí.

- Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, qui mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn… của các tổ chức.

Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể.

Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực... và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lí (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lí trong tổ chức.

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lí và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lí, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất...).

Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lí ở các cấp quản lí khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lí khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lí như sau:

- Thông tin quản lí là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lí cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lí của mình.

(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)

Quản lí (Management) là gì? Vai trò của quản lí