Họp giao ban là gì? Phân loại và đặc điểm

Họp giao ban

Khái niệm

Họp giao ban trong tiếng Anh tạm dịch là: Progress meeting.

Họp giao ban là một trong những công cụ được sử dụng khá phổ biến trong điều hành của doanh nghiệp. Họp giao ban thường diễn ra trong một thời gian ngắn (một, hai giờ, hoặc một buổi sáng, hoặc một buổi chiều). 

Nội dung của nó thường bao gồm việc điểm lại những công việc đã triển khai trong thời gian trước đó (ngày trước, tuần trước, tháng trước,…), kế hoạch triển khai trong thời gian tới (ngày tới, tuần tới, tháng tới,…) và các đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết các vướng mắc. 

Phân loại và đặc điểm

Họp giao ban thường có hai loại: giao ban định kì và giao ban đột xuất.

- Giao ban định kì thường được diễn ra trong một thời gian xác định, địa điểm xác định, thành phần tham gia cố định và thường sau một thời gian nhất định (như sau một ca làm việc, sau một ngày làm việc, sau một tuần,…). 

Hình thức này tạo thói quen cho những người phụ trách các bộ phận trong doanh nghiệp về một hoạt động triển khai công việc thường xuyên, dễ nhớ. 

- Giao ban đột xuất là việc tổ chức cuộc họp đột xuất diễn ra khi có sự cố, vấn đề phát sinh cần phải tập trung giải quyết. Giao ban đột xuất diễn ra không cố định về mặt thời gian, địa điểm diễn ra và thành phần tham gia cũng không cố định mà tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết để mời những người có liên quan. 

Họp giao ban là một công cụ điều hành rất quan trọng của nhà quản trị doanh nghiệp, nhưng nhà quản trị doanh nghiệp hãy sử dụng nó một khách khéo léo để tránh tình trạng nhàm chán, lạm dụng họp giao ban quá nhiều gây mất thời gian cho việc tổ chức thực hiện.

Họp giao ban là một trong những phương pháp chủ yếu sử dụng trong điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp.

Điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp chính là hệ thống những tác động của chủ thể quản trị đối với đối tượng bị quản trị trong thời gian ngắn hạn để dẫn dắt hoạt động của cả doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chung trong trung hạn và dài hạn.

Như vậy, thực chất của điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp là việc tổ chức, chỉ đạo triển khai hệ thống sản xuất đã được thiết kế nhằm biến các mục tiêu dự kiến, các kế hoạch sản xuất sản phẩm, dịch vụ thành hiện thực.

Cũng như mọi hoạt động chỉ đạo sản xuất kinh doanh, khi điều hành tác nghiệp doanh nghiệp, giám đốc doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp để điều khiển, chỉ huy, chỉ đạo thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở lịch trình sản xuất, kế hoạch tác nghiệp đã xây dựng.

(Tài liệu tham khảo: Tổ chức và điều hành doanh nghiệp, TS. Trần Văn Hùng, Cục Phát triển Doanh nghiệp - Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 2012)