Phương pháp kiểm kê thường xuyên (Perpetual Inventory) hàng tồn kho là gì? Đặc điểm

Phương pháp kiểm kê thường xuyên

Khái niệm

Phương pháp kiểm kê thường xuyên trong tiếng Anh là Perpetual Inventory

Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp kế toán hàng tồn kho, ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho thường xuyên liên tục, bằng phần mềm hệ thống quản lí tài sản doanh nghiệp.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho cung cấp một cái nhìn chi tiết về những thay đổi trong hàng tồn kho với báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn kho trong kho, và phản ánh chính xác mức độ hàng hóa trong tay.

Trong hệ thống kê khai này, một công ty không lưu giữ hồ sơ tồn kho chi tiết của sản phẩm, thay vào đó, thì ghi lại việc mua hàng như một khoản ghi nợ vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho.

Kết quả là, giá vốn hàng bán bao gồm các yếu tố như chi phí nhân công và vật liệu trực tiếp và chi phí chung của nhà máy.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên được phân biệt với phương pháp kiểm kê định kì – là phương pháp mà một công ty duy trì hồ sơ về hàng tồn kho của mình bằng cách đếm thủ công theo một lịch trình.

Đặc trưng của Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho

Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho vượt trội hơn phương pháp kiểm kê định kì lỗi thời bởi phương pháp kiểm kê thường xuyên theo dõi ngay lập tức mức bán hàng và hàng tồn kho cho các mặt hàng riêng lẻ, giúp đảm bảo hàng tồn kho luôn có sẵn để bán.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho không cần phải được điều chỉnh thủ công bởi kế toán viên của công ty, ngoại trừ các trường hợp cần điều chỉnh số lượng hàng tồn kho do mất mát, vỡ hoặc trộm cắp.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kì 

Phương pháp kiểm kê thường xuyên sẽ được thiết lập một hệ thống kiểm soát sự thay đổi về mức tồn kho khi hàng tồn kho giảm và chi phí bán hàng tăng lên bất cứ khi nào một hành động bán hàng được thực hiện.

Báo cáo hàng tồn kho được truy cập trực tuyến vào bất cứ lúc nào, giúp quản lí mức tồn kho dễ dàng hơn và cho biết tiền mặt cần thiết để mua thêm hàng tồn kho.

Phương pháp kiểm kê định kì hàng tồn kho (Periodic Inventory) yêu cầu quản lí ngừng các hoạt động rồi mới đếm và phân loại các chứng từ rồi mới khi thực hiện bút toán ghi sổ.

Các doanh nghiệp bán các mặt hàng giá trị lớn, chẳng hạn như đại lí xe hơi và cửa hàng trang sức, phải thường xuyên đếm và kiểm kê hàng tồn kho, nhưng các công ty này cũng phải có hệ thống kiểm kê thường xuyên.

Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện thường xuyên giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản, không duy trì lượng hàng tồn kho.

Sử dụng mô hình đặt hàng kinh tế (Economic order quantity - EOQ) cho hệ thống kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho giúp công ty dễ dàng hơn trong mua hàng tồn kho. Mô hình đặt hàng kinh tế là công cụ quản lí công thức sử dụng để quyết định khi nào nên mua hàng tồn kho và EOQ xem xét chi phí để giữ hàng tồn kho, cũng như chi phí của công ty để đặt hàng tồn kho.

Ví dụ về hệ thống chi phí hàng tồn kho

Các công ty có thể chọn một trong những phương pháp để tính chi phí hàng tồn kho, nhưng tổng chi phí hàng tồn kho sẽ bằng nhau dù sử dụng phương pháp nào.

Sự khác biệt giữa các phương pháp là thời điểm khi chi phí hàng tồn kho được ghi nhận và chi phí hàng tồn kho được bán ghi vào tài khoản chi phí bán hàng.

Phương thức nhập trước xuất trước (FIFO) giả định các mặt hàng ở trong kho lâu nhất sẽ được bán trước, trong khi phương thức nhập sau xuất trước (LIFO) giả định các mặt hàng vừa mới được nhập kho sẽ được bán trước.

Doanh nghiệp có thể đơn giản hóa qui trình tính chi phí hàng tồn kho bằng cách sử dụng phương pháp chi phí bình quân gia quyền.

(Theo Investopedia)