Lập ngân sách dựa trên hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB) là gì? Ưu và nhược điểm

Lập ngân sách dựa trên hoạt động

Khái niệm

Lập ngân sách dựa trên hoạt động trong tiếng Anh là Activity-Based Budgeting - ABB.

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) là một hệ thống ghi lại, nghiên cứu và phân tích các hoạt động tạo ra chi phí của một công ty. 

Mọi hoạt động phát sinh chi phí trong một tổ chức kinh tế đều được xem xét kĩ lưỡng để tìm ra các cách đạt được hiệu quả tiềm năng. Ngân sách cho các chi phí sẽ được phân bổ dựa trên những kết quả này sau đó.   

Qui trình lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) nghiêm ngặt hơn các qui trình lập ngân sách truyền thống, vốn chỉ thường điều chỉnh ngân sách trước với lạm phát hay phát triển kinh doanh. 

Cách thức Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) 

Việc giữ được các chi phí ở mức tối thiểu là một phần rất quan trọng trong quản lí kinh doanh. 

Khi các họat động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả và không bị chi tiêu quá mức, các công ty có thể duy trì hoạt động trơn tru và tiếp tục tăng doanh thu trong khi vẫn có lợi nhuận cao hơn.

Sử dụng phương pháp lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) có thể giúp các công ty giảm mức hoạt động cần thiết để có thể tạo ra doanh số cũng như loại bỏ các chi phí không cần thiết để thúc đẩy lợi nhuận.   

Qui trình lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) được chia thành ba bước:  

 - Xác định các hoạt động kinh doanh liên quan. Các kích tố chi phí này là các mục phát sinh doanh thu hoặc chi phí cho công ty. 

 - Xác định số lượng đơn vị hoạt động/ sản xuất liên quan đến từng hoạt động kinh doanh. Số lượng này là cơ sở để tính các tính toán ngân sách.

 - Phân định chi phí cho mỗi đơn vị hoạt động và nhân kết quả đó với mức độ hoạt động. 

Lập ngân sách dựa trên hoạt động so với Qui trình lập ngân sách truyền thống

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) là một cách thức lập ngân sách thay thế, khác với các cách thức lập ngân sách truyền thống. 

Các phương pháp lập ngân sách truyền thống đơn giản hơn, chỉ điều chỉnh ngân sách giai đoạn trước với lạm phát và tăng trưởng doanh thu. 

Còn lập ngân sách dựa trên hoạt động sử dụng ngân sách trong quá khứ để tính toán công ty sẽ chi bao nhiêu trong năm hiện tại, hay nói cách khác, lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) đào sâu hơn.   

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) là qui trình không bắt buộc cho tất cả các công ty. Ví dụ, các công ty chỉ trải qua thay đổi tối thiểu thường áp dụng tỉ lệ cố định cho dữ liệu từ năm trước để xem xét tăng trưởng kinh doanh và lạm phát là đủ mà không cần các tính toán phức tạp hơn.   

Ngược lại, các công ty mới hơn không có thông tin ngân sách quá khứ có thể lựa chọn phương pháp lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB). 

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) cũng có thể được thực hiện bởi các công ty đang trải qua những thay đổi quan trọng, chẳng hạn như có các công ty con mới, có các khách hàng quan trọng, nhiều địa điểm kinh doanh hoặc sản phẩm mới. 

Trong các trường hợp này, dữ liệu quá khứ không còn là cơ sở hữu ích cho việc lập ngân sách trong tương lai.   

Ví dụ về Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB)

Giả dử công ty A dự kiến sẽ nhận được 50.000 đơn đặt hàng trong năm tới, mỗi đơn hàng có chí phí xử lí là 2$. 

Do đó, lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) cho các chi phí xử lí đơn đặt hàng cho năm tới là 100.000$ = 50.000 * 2$.   

Với cách tiếp cận lập ngân sách truyền thống, nếu năm ngoái ngân sách cho chi phí xử lí đơn đặt hàng là 80.000$ và doanh thu dự kiến sẽ tăng 10%, thì công ty chỉ sẽ dự toán (80.000$ + (80.000$ * 10%)) = 88.000$ chi phí xử lí đơn đặt hàng.   

Ưu và nhược điểm của Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB)

Các hệ thống lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) cho phép kiểm soát quá trình lập ngân sách chi tiết hơn. 

- Lập kế hoạch doanh thu và chi phí với mức độ chính xác hơn cung cấp các thông tin hữu ích hơn cho việc dự báo hiệu quả hoạt động. 

ABB cho phép ban lãnh đạo kiểm soát tăng cường quá trình lập ngân sách và điều chỉnh ngân sách với các mục tiêu chung của công ty.   

- Tuy nhiện, việc thực hiện và duy trì qui trình lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) tốn kém nhiều tiền bạc và thời gian hơn so với các kĩ thuật lập ngân sách truyền thống. 

Hơn nữa, các hệ thống ABB cũng cần các giả định bổ sung và ban quản lí cần có kiến thức sâu rộng, vì vậy nếu không đạt hai yếu tố trên có thể dẫn đến ngân sách lập ra đôi khi thiếu chính xác.  

(Theo Investopedia)