Dự toán ngân sách (Budget Estimate) là gì? Kiểm soát lập dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách (Budget Estimate) (Nguồn: Iconfinder)

Dự toán ngân sách (Budget Estimate)

Dự toán ngân sách - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Budget Estimate.

Dự toán ngân sách là việc tính toán chi phí của một hoạt động, công việc, chương trình hoặc dự án, được chuẩn bị cho mục đích lập ngân sách và lập kế hoạch. Dự toán ngân sách không phải kết quả chắc chắn, nó chỉ đại diện cho sự hiểu biết của nhà quản lí về phạm vi và chi phí của những hoạt động cần thiết cho kinh doanh. (Theo Business Dictionary)

Kiểm soát việc lập dự toán ngân sách

Kiểm soát thông tin để lập dự toán ngân sách

Có rất nhiều nguồn thông tin để phát triển ngân sách. Có 3 nguồn thông tin chủ yếu để phát triển một ngân sách gồm kế hoạch kinh doanh, thông tin lịch sử từ hệ thống kế toán và các kiến thức của các nhà quản trị cao cấp.

Khi kiểm soát, cần kiểm soát cả ba nguồn thông tin này xem tính chính xác hoặc sự thay đổi của chúng so với thời điểm hoạch định ngân sách.

Kiểm soát cách thức lập dự toán ngân sách

1. Lập ngân sách từ trên xuống.

Theo cách này nhà quản trị sẽ ước tính chi phí cho cả dự án và sau đó dựa vào phương pháp thống kê kinh nghiệm mà chia dự toán này theo tỉ lệ phần trăm cho các phần công việc nhỏ hơn hoặc chi phí của các dự án nhỏ cấu thành. 

Các ước tính này sau đó được chuyển cho các nhà quản trị cấp thấp hơn, những người sẽ tiếp tục tách nhỏ ước tính này thành các dự toán của các nhiệm vụ cụ thể và gói công việc cũng theo một tỉ lệ nào đó cho đến cấp thấp nhất. Tiến trình này song song với qui trình lập cấu trúc phân chia công việc đi từ cấp công việc cao nhất cho đến cấp thấp nhất.

2. Lập ngân sách từ dưới lên.

Theo phương pháp này, các công việc, tiến độ và mọi ngân sách bộ phận được xây dựng theo bản cấu trúc phân chia công việc. Người thực hiện công việc tham khảo về thời gian và ngân sách cho các công việc để đảm bảo độ chính xác cao nhất.

3. Lập ngân sách kết hợp hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên.

Trong thực tế, tiến trình hoạch định ngân sách nên kết hợp của cả hai phương pháp từ trên xuống và từ dưới lên. Theo cách này, quá trình lập dự toán cũng là quá trình thương lượng nhiều lần giữa các nhà quản trị cấp cao và cấp dưới. Dự toán có thể được tiến hành theo từng giai đoạn hoặc theo từng bộ phận của sản phẩm cuối cùng.

Tiến trình lập dự toán phối hợp thường bắt đầu bằng dự toán từ dưới lên do cấp dưới soạn thảo. Các nhà quản trị cấp cao cũng đã dự kiến dự toán theo quan điểm và tính toán của họ. Dự toán của cấp trên thường thấp hơn dự toán của cấp dưới xuất phát từ ba nguyên nhân sau:

- Khi một cá nhân thăng tiến lên cấp cao hơn thì đối với họ công việc cũ có vẻ càng dễ dàng hơn cách nhìn nhận của người đang thực hiện, có thể họ không còn nắm rõ các chi tiết của công việc;

- Cấp trên ước tính chi phí (và thời gian) thấp đi, nhằm làm cho dự án trở nên hấp dẫn hơn về mặt lợi nhuận khi trình lên các nhà quản trị cấp cao hơn;

- Cấp dưới có xu hướng tự phòng vệ để đảm bảo thành công cho dự án bằng cách cộng thêm một mức trừ hao vào các ước lượng và chi phí để chống lại qui luật Murphy. 

Qui luật này cho rằng một dự toán mỗi lần lên một cấp quản trị cao hơn thì sẽ bị cắt bớt do các nhà quản trị cấp cao có thể không đánh giá được đúng dự án hoặc muốn làm cho dự án có khả năng chấp nhận cao hơn. (Theo Giáo trình Kiểm soát, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)