Cơ cấu phòng ban (Divisional Structure) là gì?

Cơ cấu phòng ban

Khái niệm

Cơ cấu phòng ban trong tiếng Anh là Divisional Structure, hoặc Multidivisional Structure, hoặc M-form Organization.

Cơ cấu phòng ban là một cách thiết kế tổ chức, trong đó một tổ chức được thành các đơn vị bán tự trị được gọi là các phòng ban. Mặc dù các phòng ban có quyền kiểm soát các hoạt động hàng ngày của mình, chúng vẫn chịu trách nhiệm trước một cơ quan trung ương cung cấp chiến lược tổng thể cho tổ chức và điều phối việc thực hiện nhiệm vụ giữa các bộ phận. 

Các tập đoàn lớn, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia lớn, sử dụng cơ cấu phòng ban. Ví dụ, General Motors là một trong những công ty đầu tiên thực hiện cơ cấu phòng ban.

Ưu nhược điểm của cơ cấu phòng ban

Ưu điểm của cơ cấu phòng ban

Cơ cấu phòng ban có một số lợi thế khác biệt đối với các tổ chức lớn. Mỗi bộ phận có thể chuyên môn hóa và tập trung nỗ lực vào một loại sản phẩm, dịch vụ hoặc thị trường cụ thể của mình, mà không bị phân tâm bởi các lợi ích cạnh tranh. 

Ví dụ: một công ty sản xuất ô tô có thể tạo ra một một bộ phận chuyên kinh doanh xe hơi, một bộ phận tập trung vào xe tải, hay minivan,... Ngoài ra, công ty cũng có thể tạo ra các bộ phận tại các thị trường địa lý khác nhau, chẳng hạn như Bắc Mỹ, Châu Âu và Châu Á.

Vì mỗi bộ phận là bán tự trị, các quyết định hoạt động sẽ được đưa ra bởi các nhân viên quen thuộc và hiểu biết rõ vấn đề nhất; và họ thường cũng là những người có kiến thức và kỹ năng chuyên môn phù hợp nhất để giải quyết vấn đề. 

Cơ cấu phòng ban cũng cung cấp rất nhiều tính linh hoạt cho toàn bộ tổ chức, vì mỗi bộ phận hoạt động riêng biệt và tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất mà nó phải giải quyết, thay vì phải trông chờ vào quyết định từ trụ sở chính của công ty.

 Việc xác định các vấn đề trong tổ chức tổng thể trở nên dễ dàng hơn.Ví dụ, nếu có vấn đề với doanh số bán hàng ở thị trường châu Âu, thì bộ phận kinh doanh ở châu Âu sẽ phải chịu trách nhiệm.

Nhược điểm của cơ cấu phòng ban

Việc duy trì sự cân bằng quyền lực thích hợp giữa cấp tổng bộ và các bộ phận thường khá khó khăn. Trụ sở công ty sẽ muốn duy trì quyền kiểm soát đầy đủ để chỉ đạo chiến lược kinh doanh chung, nhưng nếu quá lạm dụng, công ty sẽ mất đi sự linh hoạt mà cơ cấu phòng ban cung cấp. 

Các bộ phận phải có quyền tự do hoạt động để đạt được các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như tạo ra một mẫu xe mới, nhưng vẫn chấp nhận tuân thủ chiến lược do trụ sở tổ chức cung cấp, như thị trường chung mà công ty muốn nhắm đến cho dòng xe mới.

Một nhược điểm khác là chi phí. Về bản chất, mỗi bộ phận là một công ty, dẫn đến sự trùng lặp chức năng trong toàn bộ tổ chức, chẳng hạn như trùng lặp bộ phận tài chính, bộ phận nghiên cứu và phát triển, bộ phận bán hàng và marketing, và trùng lặp trong các cấp quản lí.

Cuối cùng, các bộ phận có thể cạnh tranh với nhau thay vì hợp tác để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Ví dụ, bộ phận Bắc Mỹ của công ty ô tô trong ví dụ trên có thể muốn công ty sản xuất một chiếc xe đáp ứng mong muốn của thị trường Bắc Mỹ, nhưng bộ phận châu Á muốn tập trung vào các thiết kế hấp dẫn hơn đối với khách hàng châu Á.

(Theo study.com)