Thiết lập cơ cấu tổ chức (Establishing an Organizational Structure) là gì? Những nhân tố ảnh hưởng

Hình minh họa (Nguồn: 4Vector)

Thiết lập cơ cấu tổ chức

Khái niệm

Thiết lập cơ cấu tổ chức trong tiếng Anh là Establishing an Organizational Structure.

Thiết lập cơ cấu tổ chức là quá trình xác định cơ cấu và các mối quan hệ về quyền hạn trong một tổ chức để đảm bảo mọi hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu, chiến lược của tổ chức.

Cấu tạo của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị gồm bốn yếu tố cơ bản sau:

- Chuyên môn hóa là quá trình nhận diện và đánh giá các công việc. Quá trình chuyên môn hóa đòi hỏi phải xác định rõ các công việc phải làm và giao việc cụ thể cho các bộ phận, các thành viên.

- Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các qui trình làm việc của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ theo những tiêu chuẩn thống nhất và thích hợp.

- Sự phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động trong tổ chức.

- Phân chia quyền hành và trách nhiệm là phân chia quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động cho các nhà quản trị ở các cấp bậc khác nhau.

Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Chiến lược và mục tiêu của tổ chức: tổ chức thiết kế như thế nào phụ thuộc vào chiến lược và mục tiêu của nó.

Qui mô của tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức: qui mô lớn thì các bộ phận thông thường phải tăng lên tương ứng và mức độ phức tạp của tổ chức cũng tăng lên. Qui mô lớn thì mối quan hệ và sự chuyên môn hóa trong tổ chức cũng tăng lên.

Kĩ thuật – công nghệ: kĩ thuật công nghệ là phương thức mà tổ chức áp dụng để biến đầu vào thành đầu ra. Do đó, áp dụng kĩ thuật công nghệ nào đòi hỏi cấu trúc phải phù hợp và thích nghi. Cấu trúc của một tổ chức áp dụng kĩ thuật hiện đại với dây chuyền công nghệ tự động hóa khác hẳn một đơn vị sản xuất thủ công.

Môi trường: diễn biến sự thay đổi của môi trường cũng ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Nếu môi trường ổn định, tình hình sản xuất kinh doanh ổn định thì cơ cấu tổ chức ổn định. Ngược lại môi trường phức tạp, biến động thì doanh nghiệp phải thay đổi chiến lược.

Quan điểm, thái độ của lãnh đạo cấp cao: thái độ, triết lí, phong cách của người lãnh đạo cấp cao cũng tác động đến cơ cấu tổ chức.

Thái độ, năng lực của nhân viên: đội ngũ nhân viên có trình độ học vấn cao thường thích hợp với mô hình quản trị mở, có phân cấp. Những công nhân lao động trực tiếp, kĩ thuật viên có tay nghề cao thường thích hợp với mô hình tổ, đội được phân chia theo trình độ chuyên môn và có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng.

Yếu tố địa lí: việc thiết kế cơ cấu tổ chức còn phải xét đến phạm vi hoạt động của doanh nghiệp theo yếu tố địa lí. Nếu doanh nghiệp hoạt động tập trung ở một khu vực thị trường ở một địa phương nào đó thì không cần thiết kế cơ cấu tổ chức theo khu vực và ngược lại.

Tầm hạn quản trị: tầm hạn quản trị là số lượng cấp dưới mà nhà quản trị có thể quản trị một cách trực tiếp và có hiệu quả. Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến số cấp quản lí, nếu tầm hạn quản trị hẹp sẽ làm tăng số cấp quản lí, nhiều tầng nấc trung gian. Ngược lại, nếu tầm hạn quản trị rộng sẽ giảm được số cấp quản lí trung gian.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Marketing lí thuyết, NXB Giáo dục)