Thu mua (Procurement) trong Logistics là gì? Qui trình thu mua

Hình minh họa

Thu mua (Procurement)

Định nghĩa

Thu mua trong tiếng Anh là Procurement. Thu mua trong Logistics là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng.

Cũng có thể hiểu rằng thu mua là các hoạt động liên quan đến đến việc tạo ra các sản phẩm và nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bên ngoài. Mục tiêu chung của thu mua là hỗ trợ các nhà sản xuất hoặc thương mại thực hiện tốt các hoạt động mua hàng với chi phí thấp.

Nội dung của hoạt động thu mua trong Logistics

- So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.

- Thu mua bao gồm các việc: mua sắm, vận chuyển, dự trữ và tất cả các hoạt động liên quan đến việc nhập vật tư đầu vào.

- Thu mua bao gồm các hoạt động:

+ Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kĩ thuật

+ Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lí các hoạt động phân tích có giá trị

+ Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu

+ Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

+ Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp

+ Quản lí quá trình vận chuyển

+ Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư (ví dụ: tận dụng giấy vụn, kim loại vụn…)

Qui trình thu mua

- Qui trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ).

- Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kĩ thuật, tính chất vật lí, hóa học, …) Sau đó, một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ.

- Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch.

- Tiếp đến, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Logistics, PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân;  Thu mua là gì?, Logistics4vn; Giáo trình quản trị Logistics, EbookVCU)