Phát triển nhóm dự án (Project Team Development) là gì? Mục tiêu của sự phát triển nhóm dự án

Phát triển nhóm dự án

Khái niệm

Phát triển nhóm dự án trong tiếng Anh là Project Team Development.

Phát triển nhóm dự án là quá trình tăng cường năng lực của các thành viên dự án, sự tương tác giữa các nhóm cũng như cải thiện môi trường làm việc nhóm nhằm nâng cao hiệu quả của dự án. 

Các nhà quản trị dự án phải có những kĩ năng để xác định, xây dựng, duy trì, khuyến khích, dẫn dắt và truyền cảm hứng cho các thành viên của nhóm dự án đạt được hiệu quả cao nhất để đạt được mục tiêu mà dự án đề ra.

Làm việc nhóm là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của dự án và việc phát triển nhóm dự án hiệu quả là một trong những trách nhiệm hàng đầu của nhà quản trị dự án.

Nhà quản trị dự án phải tạo ra một môi trường khuyến khích tinh thần làm việc nhóm, liên tục tạo động lực cho nhóm bằng cách đưa ra các cơ hội và thách thức, cũng như cung cấp phản hồi và hỗ trợ kịp thời cho, ghi nhận và thưởng cho những thành tích tốt. 

Hiệu quả làm việc nhóm có thể đạt được bằng việc tạo ra một cơ chế truyền thông mở, hiệu quả, khuyến khích việc cùng nhau giải quyết vấn đề và ra quyết định. 

Đồng thời, nhà quản trị dự án cũng yêu cầu giữa hỗ trợ từ ban lãnh đạo doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến các bên liên quan để có được nguồn lực cần thiết phát triển nhóm dự án.

Đối với những dự án mang tính chất đa quốc gia, khi các thành viên dự án sử dụng nhiều ngôn ngữ quốc gia khác nhau thì việc xây dựng một ngôn ngữ chung của dự án là rất quan trọng. 

Việc phát triển nhóm dự án sẽ cải thiện được kĩ năng của con người, năng lực, môi trường làm việc nhóm nói chung và hiệu quả dự án. Điều này đòi hỏi sự liên lạc kịp thời, hiệu quả, rõ ràng giữa các thành viên trong dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án. 

Mục tiêu của sự phát triển nhóm dự án

Mục tiêu của sự phát triển nhóm dự án bao gồm, nhưng không giới hạn ở các nội dung sau:

• Cải thiện kiến thức và kĩ năng của các thành viên dự án nhằm tăng khả năng hoàn thành các mục tiêu của dự án đồng thời giảm chi phí, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng.

• Cải thiện lòng tin và sự thống nhất của các thành viên trong nhóm dự án để giảm xung đột và tăng tinh thần làm việc nhóm.

• Tạo ra một văn hóa làm việc nhóm năng động và gắn kết để cải thiện năng suất của cá nhân và của nhóm, tinh thần đồng đội, sự hợp tác, từ đó cho phép đào tạo chéo và hướng dẫn giữa các thành viên dự án để chia sẻ kiến thức và kĩ năng.

Để thực hiện việc phát triển nhóm dự án nhà quản trị có thể phải sử dụng đến các kĩ năng và công cụ như sau:

• Kĩ năng mềm: ban quản lí dự án cần tăng sự hợp tác bằng việc thấu hiểu cảm giác của các thành viên dự án, dự đoán được hành động của các thành viên, biết trước những lo lắng của họ và theo dõi các vấn đề của thành viên dự án. 

Các kĩ năng cần thiết là thấu hiểu, gây ảnh hưởng, sáng tạo, giải quyết xung đột nhóm.

• Việc đào tạo: bao gồm các hoạt động nhằm tăng năng lực của các thành viên nhóm dự án. Đào tạo có thể chính thức hoặc phi chính thức. 

Ví dụ như đào tạo trên lớp, trực tuyến, trên máy tính, đào tạo tại chỗ từ các thành viên khác của dự án, hướng dẫn và huấn luyện viên. 

Nếu các thành viên của dự án thiếu các kĩ năng quản lí cần thiết hoặc kĩ năng về chuyên môn thì việc đào tạo sẽ phải được phát triển như là một phần công việc của dự án. Việc lập kế hoạch đào tạo cũng phải được đề cập trong kế hoạch nhân sự của dự án. 

Ngoài ra các hoạt động đào tạo không có trong kế hoạch có thể xảy ra sau việc quan sát, trao đổi, đánh giá dự án trong quá trình kiểm soát dự án.

• Các hoạt động xây dựng nhóm: có thể là một hoạt động ngắn trong một buổi họp tổng kết tại hiện trường hoặc là những chương trình bài bản để cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. 

Một trong những kĩ năng quan trọng nhất để phát triển nhóm dự án làm việc giải quyết các vấn đề phát sinh của nhóm. Cả nhóm nhóm cần được khuyến khích cùng nhau hành động để giải quyết vấn đề này.

• Việc bố trí địa điểm: tốt nhất là bố trí các thành viên của dự án, đặc biệt là các thành viên tích cực nhất của dự án nên làm việc cùng một địa điểm để tăng cường khả năng hoạt động của nhóm. 

Việc bố trí địa điểm này có thể tạm thời trong một số giai đoạn quan trọng của dự án hoặc trong toàn bộ thời gian thực hiện dự án. Điều này đòi hỏi phải có phòng họp của dự án, có nơi để dán bảng thông báo tiến độ dự án cũng như các trang thiết bị phục vụ liên lạc và hoạt động sinh hoạt chung. 

Tuy vậy trong một số trường hợp bất khả kháng các nhóm dự án có thể hoạt động qua mạng.

• Việc đãi ngộ và khen thưởng: việc xác định cơ chế đãi ngộ và khen thưởng nên được quy định rõ ràng tại bản kế hoạch nhân sự của dự án và cần thông qua việc đánh giá hiệu quả của các cá nhân trong dự án. 

Nhà quản trị dự án đồng thời cũng cần cân nhắc yếu tố văn hóa ra khi xây dựng cách thưởng và đãi ngộ. Các hành vi tốt cũng cần được khen thưởng, ví dụ tinh thần sẵn sàng làm việc ngoài giờ để hoàn thành kịp tiến độ cũng nên được ghi nhận và khen thưởng. 

Tuy vậy việc muốn làm ngoài giờ do các thành viên trong dự án lập kế hoạch kém thì không nên khen thưởng. 

Về hình thức khen thưởng, tiền mặt được coi là hình thức hiện vật có giá trị nhất, bên cạnh đó các hình thức phi vật chất cũng rất hiệu quả.

Ví dụ các thành viên dự án sẽ có động lực lớn hơn nếu họ có cơ hội phát triển, hoàn thành công việc, áp dụng những kĩ năng chuyên môn vào những thách thức lớn hơn. Sự công nhận của công chúng cũng là một sự khen thưởng rất tích cực. 

Việc ghi nhận này nên tiến hành trong suốt quá trình thực hiện dự án chứ không chỉ sau khi dự án kết thúc.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Dự án, NXB Lao động)