Nhà quản lí dự án (Project Manager) là ai? Vai trò trách nhiệm của nhà quản lí dự án

Nhà quản lí dự án (Project Manager)

Nhà quản lí dự án trong tiếng Anh gọi là Project Manager.

Nhà quản lí dự án được hiểu là những cá nhân chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lí các nguồn lực của dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án thành công. 

Nhà quản lí dự án được ví như một giám đốc điều hành mini khi thực hiện các chức năng điều hành như một nhà quản lí trong doanh nghiệp, đồng thời sẽ phải trang bị các kĩ năng về quản trị dự án để đảm bảo dự án được hoàn thành theo mục tiêu đề ra.

Sự khác biệt giữa nhà quản lí dự án và nhà quản trị chức năng

Sự khác nhau cơ bản giữa Nhà quản lí dự án và nhà quản trị chức năng thể hiện ở những điểm sau:

Nhà quản trị chức năng:

- Là chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn học quản lí.

- Giỏi kĩ năng phân tích.

- Hành động như một đốc công, người giám sát kĩ thuật về lĩnh vực chuyên sâu.

- Chịu trách nhiệm về công nghệ được lựa chọn.

Nhà quản lí dự án:

- Có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực chuyên môn, có kinh nghiệm phong phú.

- Mạnh về kĩ năng tổng hợp.

- Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phận cùng thực hiện dự án.

- Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ chức, tuyển dụng thành viên dự án, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lí dự án.

Vai trò và trách nhiệm của Nhà quản lí dự án 

• Tập hợp các nguồn lực của dự án

Các nguồn lực bao gồm cả nguồn nhân lực và các nguồn lực vật chất cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án. 

Trên thực tế, nhiều dự án thất bại trong việc huy động đủ nguồn lực ngay từ giai đoạn hình thành.

• Thành lập và quản lí nhóm dự án

Việc thành lập nhóm gồm nhiều thành viên với các chức năng và chuyên môn khác nhau không hề đơn giản. Đặc biệt đối với các nhà quản lí dự án trưởng thành từ các vị trí kĩ thuật hoặc kĩ sư, việc thấu hiểu và làm chủ các vấn đề liên quan đến con người của Nhà quản lí dự án là một thách thức lớn.

Điều quan trọng để tạo động lực cho các thành viên của nhóm dự án là động lực suy cho cùng phải xuất phát từ bản thân mỗi cá nhân, chứ không phải hình thành từ tác động bên ngoài. 

Tuy vậy, Nhà quản lí dự án sẽ tạo động lực làm việc cho các thành viên dự án từ chính tính chất công việc, nhiệm vụ giao cho các thành viên, cơ hội được ghi nhận, thăng tiến, xây dựng một môi trường làm việc đồng thuận, gắn kết…

• Xây dựng tầm nhìn đồng thời giải quyết các công việc hàng ngày của dự án

Các nhà quản trị thành công đều phải làm việc trong bối cảnh nhiều thách thức, giữa những ranh giới khó khăn, giữa những vấn đề kĩ thuật của dự án và các vấn đề tâm lí hành vi; và họ đều phải giỏi ở cả hai công việc này. 

Một ranh giới khác nữa là việc xây dựng tầm nhìn chiến lược cho dự án nhưng vẫn phải giải quyết những công việc hàng ngày.

• Quản trị các bên liên quan của dự án

Các bên liên quan của dự án được hiểu là các cá nhân hoặc các nhóm cá nhân có lợi ích liên quan đến dự án, có khả năng tác động kể cả tích cực và tiêu cực đến sự phát triển của dự án.

Các bên liên quan đến trong tổ chức bao gồm ban lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận kế toán, các phòng ban chức năng các thành viên của dự án. 

Các bên liên quan bên ngoài gồm khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các nhóm người tiêu dùng, chính trị gia, bảo vệ môi trường và các bên can thiệp khác…

Về khách hàng: luôn luôn làm bên liên quan quan trọng của dự án. Khách hàng có thể làm bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp và liên quan đến việc đầu tư của dự án. 

Vì vậy, nhiều trường hợp, khách hàng còn có quyền đưa ra gợi ý yêu cầu sửa đổi kĩ thuật của cả dự án, tác động đến tiến độ của dự án.

Các nhà cung cấp: bao gồm các đối tác cung cấp nguyên vật liệu và các nguồn lực cho dự án. 

Nhà quản trị phải đảm bảo việc đặt hàng và giao hàng đảm bảo theo tiến độ dự án. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án xây dựng có quy mô lớn khi nhóm dự án vậy hàng ngày đối mặt và đáp ứng các yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu khổng lồ của dự án.

Ban lãnh đạo doanh nghiệp: trong nhiều tổ chức, ban lãnh đạo giữ vai trò kiểm soát chủ yếu đối với Nhà quản lí dự án, phê duyệt các dự án, bổ sung các nguồn lực của dự án, hỗ trợ và bảo vệ các Nhà quản lí dự án trước những áp lực của tổ chức.

Bộ phận kế toán: bộ phận kế toán của doanh nghiệp chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí của dự án. Nhà quản lí dự án cần phải hợp tác chặt chẽ với bộ phận kế toán để kiểm soát chi phí tại mọi thời điểm. 

Việc kiểm soát chi phí hiệu quả và xây dựng cơ chế báo cáo về chi phí là yêu cầu quan trọng sống còn.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Dự án, NXB Lao động)