Ngân sách dự án (Project Budget) là gì? Phân loại lập ngân sách dự án

Hình ảnh minh họa (Nguồn: cio.com)

Ngân sách dự án

Khái niệm

Ngân sách dự án trong tiếng Anh gọi là Project Budget.

Theo nghĩa rộng, ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân tách công việc và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án.

Theo nghĩa hẹp, ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quĩ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án. 

Ngân sách dự án là cơ sở chỉ đạo và quản lí kế hoạch chi tiêu cho các công việc của dự án cũng như báo cáo tiến độ của dự án, đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá chi phí ước tính của một dự án trước khi dự án thực hiện. Danh sách xác định được chi phí cho từng công việc cũng như tổng chi phí dự toán dự án.

Phân loại lập ngân sách dự án

• Lập dự toán ngân sách sơ bộ

Lập ngân sách sơ bộ cho dự án là việc dự toán mà mức độ chính xác là thấp nhất vì có thể dao động đến 90%, tuy nhiên dự toán này vẫn hữu ích khi ước tính qui mô chi phí ban đầu. 

Hầu như chuyên gia nào cũng có thể đưa ra ngay được một ước tính sơ bộ cho ngân sách của một dự án. Mức độ chính xác của dự toán loại này phụ thuộc vào kiến thức của người đưa ra dự toán. 

Như vậy, vai trò của một ngân sách sơ bộ là để xem xét có nên tiếp tục dựa vào đó để phát triển các dự toán chính xác hơn không.

• Lập dự toán ngân sách theo qui mô

Loại ngân sách này căn cứ trên ngoại suy từ các dự án khác. Điểm khác biệt giữa ngân sách loại này với ngân sách sơ bộ là ngân sách theo qui mô đòi hỏi phải có sự so sánh giữa dự án đang xét với các dự án trong quá khứ. 

Ví dụ một nhà thầu có thể đánh giá rằng khu nhà đang xem xét có qui mô lớn gấp đôi một khu nhà mà anh ta đã xây dựng và do đó ước lượng khu nhà mới này có chi phí gấp đôi khu nhà cũ. Nếu anh ta đánh giá rằng địa thế của khu nhà mới khó khăn hơn khi triển khai thì anh ta có thể cộng thêm từ 10 đến 20% chi phí. 

Nếu dự toán ngân sách theo qui mô được phê chuẩn thì sẽ kéo theo nhiều hoạt động: dự án có thể được chính thức khởi sự, các tài khoản theo dõi chi phí được thiết lập, đồng thời bắt đầu các công việc xác định và hoạch định cho dự án.

• Lập dự toán ngân sách chi tiết

Dự toán chi tiết đôi khi còn được gọi là dự toán ngân sách "từ dưới lên" do nó dựa trên tất cả các bước của quá trình hoạch định.  

Dự toán chi tiết bao gồm cả các thông tin về tiến độ và nguồn lực, đồng thời dự báo về ngân sách và dòng tiền của dự án. Đây chính là dự toán làm cơ sở cho quá trình quản lí và đánh giá thành công của một dự án.

Mức độ chính xác giữa dự toán theo qui mô và dự toán chi tiết rất đặc biệt do dự toán chi tiết đòi hỏi phải có sự am hiểu cặn kẽ về sản phẩm và còn dựa trên mức độ sẵn sàng của các nguồn lực. 

Để xây dựng được dự toán chi tiết, cần phải thực hiện một khối lượng công việc khổng lồ nhằm xác định yêu cầu kĩ thuật của sản phẩm và thiết kế của sản phẩm, trong khi dự toán qui mô thì không đòi hỏi điều này. 

Các bước công việc này cũng đòi hỏi một khoản lớn về thời gian và chi phí. Các dự toán sơ bộ và dự toán theo qui mô thường phổ biến trong các nghiên cứu tiền khả thi.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Dự án, NXB Lao động)