Lập kế hoạch dự án (Project Planning) là gì? Ý nghĩa, vai trò của việc lập kế hoạch dự án

Hình ảnh minh họa (Nguồn: tapchitaichinh.vn)

Lập kế hoạch dự án

Khái niệm

Lập kế hoạch dự án trong tiếng Anh gọi là Project Planning.

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lí là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. 

Lập kế hoạch dự án là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lí nói chung và nhà quản trị dự án nói riêng bởi vì nó gắn liền với sự lựa chọn mục tiêu và chương trình hoạt động trong tương lai, giúp nhà quản trị dự án xác định được các chức năng khác đồng thời nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò thì:

Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. 

Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kì mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.

Ý nghĩa của việc lập kế hoạch dự án

• Là cơ sở quản lí tiến độ dự án.

• Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí và điều phối nhân lực cho dự án.

• Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án.

• Lập căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các yêu cầu về chất lượng.

• Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án.

• Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc rủi ro.

• Dự án có liên quan như thế nào đến doanh nghiệp, tổ chức.

• Bối cảnh thực hiện dự án và bối cảnh này có tính đặc trưng như thế nào.

• Dự án sẽ giúp thay đổi hoặc cải thiện điều kiện sống và phát triển của các thành viên doanh nghiệp hoặc những người hưởng lợi như thế nào.

Vai trò của việc lập kế hoạch dự án

• Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của dự án: khi liệt kê các công việc dự án cần làm, cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu của dự án.

Nhà quản lí cần phải biết mình đứng ở đâu cần làm gì để đạt được mục tiêu của dự án.

• Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể. Một dự án cần phân bổ thời gian hợp lí để có thể thực hiện được nhiều mục tiêu hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian cho tất cả các công việc của dự án. 

Việc lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lí giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của dự án. 

Khi lập kế hoạch, những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu được lựa chọn, vì vậy, nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả trả giảm thiểu chi phí do được chủ động phân bổ vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.

• Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. 

Một dự án nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. 

Một khi dự án không xác định được việc đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, sao không thể xác định được liệu mục tiêu của dự án đã được thực hiện hay chưa, và cũng không thể có những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. 

Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra.

Như vậy rõ ràng, lập kế hoạch là công việc quan trọng đối với mỗi dự án cũng như với mỗi nhà quản lí. 

Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lí có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần thực hiện.

Tóm lại chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lí. Bất kể là cấp quản lí cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khóa cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của dự án.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Dự án, NXB Lao động)