Chi phí trả trước (Prepaid expenses) là gì?

Hình minh họa. Nguồn: michanederland.nl

Chi phí trả trước (Prepaid expenses)

Khái niệm

Chi phí trả trước trong tiếng Anh là Prepaid expenses.

Chi phí trả trước là các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kì hạch toán.

Các khoản chi phí trả trước bao gồm:

- Chi phí mua bảo hiểm, trả trước tiền thuê nhà, thuê tài sản, dịch vụ

- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, tổ chức lại doanh nghiệp

- Chi phí đào tạo cán bộ quản lí và công nhân kĩ thuật

- Chi phí nghiên cứu giá trị lớn, chi phí giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ) vô hình

- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

- Trị giá công cụ dụng cụ loại sử dụng 2 lần, nhiều lần, trị giá bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thu

- Chi phí mua các tài liệu kĩ thuậtrong thời gian ngừng việc

Tài khoản sử dụng TK 242 - Chi phí trả trước

Bên Nợ:

Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kì

Bên Có:

Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kì

Số dư bên Nợ:

- Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí SXKD trong kì

Hạch toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp

1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí SXKD:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 338,...

- Định kì tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642

Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn

2. Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều năm, ghi:

 - Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có các TK 111, 112,...

 - Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn

Có các TK 111, 112,...

3. Định kì khi phân bổ dần số lỗ tỉ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động, khi hoàn thành đầu tư) vào chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỉ giá hối đoái)

Có TK 242 - Chi phí trả trước 

Ví dụ

 Tháng 8/2019, công ty Đức Việt trả tiền thuê văn phòng 1 năm (từ tháng 09/2019 đến hết tháng 8/2020) số tiền 60 triệu đồng.

 - Hết năm 2019, chi phí này được hạch toán như sau:

Nợ TK 642: 20.000.000

Có TK 242: 20.000.000 

- Hết năm 2019, trên sổ cái TK 242 vẫn còn số dư 40 triệu tiền thuê văn phòng của 8 tháng đầu năm 2020 mà công ty đã trả trước. Hàng tháng (từ tháng 1/2020 - 8/2020), kế toán phân bổ chi phí:

Nợ TK 642: 5.000.000

 Có TK 242: 5.000.000

(Theo Giáo trình Kế toán tài chính 2, Học viện Tài chính)