Biểu đồ tương đồng (Affinity diagram) là gì? Lợi ích và các bước thực hiện

Biểu đồ tương đồng (tiếng Anh: Affinity diagram) được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính yếu. Đây là một công cụ rất có hiệu quả để phân tích tìm ra vấn đề cần xem xét trong một tình huống hỗn độn.

19-03-2020

18-03-2020

Biểu đồ tương đồng (Affinity diagram) là gì? Lợi ích và các bước thực hiện - Ảnh 1. — Hình minh hoạ (Nguồn: sixsigmadaily)

Biểu đồ tương đồng

Khái niệm

Biểu đồ tương đồng trong tiếng Anh được gọi là Affinity diagram.

Biểu đồ tương đồng được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính yếu. Đây là một công cụ rất có hiệu quả để phân tích tìm ra vấn đề cần xem xét trong một tình huống hỗn độn.

Đó là một phương pháp lựa chọn và sắp xếp vấn đề khi tình trạng còn đang rất mơ hồ, khó xác định (ví dụ như khi vấn đề có liên quan đến các sự kiện trong tương lại, các trường hợp không hiểu rõ hoặc các kinh nghiệm mới).

Điều này được thực hiện bằng cách thu thập các dữ liệu, các ý kiến, các ý tưởng khác nhau ở dạng dữ liệu mô tả và tổng hợp vào một biểu đồ dựa trên đặc tính tương đồng.

Lợi ích

- Phát hiện ra vấn đề bằng cách thu thập các dữ liệu bằng lời từ tình trạng hỗn độn và sắp xếp thành từng nhóm (tương đồng).

- Cho phép chỉ rõ bản chất của vấn đề và đảm bảo rằng mọi người liên quan đều nhận rõ vấn đề đó.

- Thông qua việc phối hợp ý kiến của mọi thành viên trong nhóm, khuyến khích tinh thần đồng đội, tăng nhận thức của mọi người và kích thích nhóm hoạt động.

Áp dụng

Biểu đồ tương đồng có thể do từng cá nhân hoặc tập thể xây dựng. Mỗi trường hợp sử dụng một qui trình khác nhau.

1) Phương pháp cho cá nhân:

Bước 1: Xác định chủ đề

Bước 2: Thu thập các dữ liệu bằng lời liên quan đến chủ đề đã chọn: các sự kiện thực tế, ý kiến, các ý tưởng. Có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu.

Bước 3: Viết từng nội dung của các thông tin mô tả trên từng thẻ riêng biệt, có thể dùng thẻ dạng nhãn dính cho mục đích này. Đó là thẻ dữ liệu.

Bước 4: Đảo kĩ các thẻ dữ liệu và rải chúng một cách ngẫu nhiên trên mặt bàn làm việc lớn. Đọc cẩn thận các thẻ hai đến ba lần. Mỗi lần xem xét chúng dưới một góc độ khác nhau. Khi đọc thẻ, cố gắng phát hiện từng cặp có mối quan hệ gần gũi.

Bước 5: Kiểm tra hai thẻ đã chọn có đúng là có mối quan hệ mật thiết không

Bước 6: Kết hợp hai thẻ thành một và viết vào thẻ mới. Thẻ mới phải trình bày không được khác nội dung hai thẻ trước. Tránh làm cho thông tin trên thẻ mới bị trừu tượng hơn. Thẻ mới được gọi là thẻ tương đồng.

Bước 7: Đặt thẻ tương đồng lên trên hai thẻ gốc. Sau đó đưa trở lại bộ ba thẻ đó với các thẻ còn lại

Bước 8: Tiếp tục xem xét từng đôi thẻ có mối liên quan bằng cách lặp lại từ bước 4 đến bước 7. Trong quá trình như vậy, mức độ tương đồng giữa các thẻ trong một cặp sẽ giảm dần.

Tiếp tục qui trình này đến khi ta có 5 hoặc ít hơn các nhóm thẻ. Vào lúc cuối này có thể có một số thẻ dữ liệu không xếp vào nhóm.

Đừng cố ghép đôi chúng với thẻ khác nếu thực sự không có quan hệ với nhau. Xem chúng là các nhóm riêng cho các bước tiếp theo.

Bước 9: Xếp các nhóm thẻ trên tờ giấy rộng, sắp xếp chúng theo cấu trúc của thẻ tương đồng cuối cùng để có thể dễ đánh giá

Bước 10: Rải các thẻ ra nhưng giữ các thẻ có mối tương đồng với nhau

Bước 11: Quyết định vị trí cuối cùng của các thẻ và dán chúng vào một tờ giấy. Hoàn thành biểu đồ bằng cách vẽ các đường biên giới xung quanh nhóm tương đồng và chỉ ra mối quan hệ tương hỗ của chúng bằng mũi tên. Thêm tiêu đề và mọi thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

2) Phương pháp cho nhóm:

Bước 1: Chọn chủ đề

Bước 2: Thu thập dữ liệu bằng lời bằng phương pháp động não (brainstorming)

Bước 3: Thảo luận các thông tin thu được cho đến khi mọi người trong nhóm hiểu rõ. Viết lại mọi thông tin trình bày chưa rõ, không hiểu được hoặc mập mờ.

Bước 4: Xây dựng biểu đồ theo như qui định từ bước 3 đến bước 10 của phương pháp cho cá nhân, nhưng ở đây các thành viên của nhóm thảo luận và thống nhất để nhóm các thẻ.

(Tài liệu tham khảo: Các hệ thống quản lí và công cụ cải tiến năng suất chất lượng, Chương trình quốc gia "Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020", NXB Hồng Đức)

Bảy công cụ kiểm soát chất lượng (Seven Quality Control Tools - 7 QC Tools) là gì?