Phải trả cho người bán (Accounts payable to suppliers) là gì?

Hình minh họa. Nguồn: softco.com

Phải trả cho người bán (Accounts payable to suppliers)

Phải trả cho người bán trong tiếng Anh là Accounts payable to suppliers.

Phải trả cho người bán là các khoản nợ phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản.

Nguyên tắc hạch toán

- Phải mở sổ chi tiết cho từng đối tượng phải trả

- Bên giao ủy thác nhập khẩu ghi nhận số tiền phải trả cho người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường

- Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ, theo nguyên tắc:

+ Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ, bên Có TK 331 qui đổi ra VND theo tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỉ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch)

Riêng trường hợp ứng trước cho người nhận thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có của TK 331 áp dụng tỉ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước

+ Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ, bên Nợ TK 331 kế toán qui đổi  theo tỉ giá sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó

Trường hợp có nhiều giao dịch thì áp dụng tỉ giá giao dịch thực tế (là tỉ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch tại thời điểm ứng trước  

- DN phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập BCTC theo qui định của pháp luật. Tỉ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả người bán là tỉ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập BCTC

Tài khoản sử dụng TK 331 - Phải trả cho người bán

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỉ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỉ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp

Số dư bên Nợ:

- Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".

Lưu ý khi kiểm tra và xử lí số liệu tài khoản phải trả người bán

- Tài khoản 331 – Phải trả người bán là một tài khoản lưỡng tính, có thể có số dư cả hai bên. Kế toán chỉ được cấn trừ bên Nợ và bên Có TK 331 của cùng một đối tượng. Hồ sơ cấn trừ công nợ bao gồm:

+ Bảng đối chiếu công nợ

+ Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ

+ Cách hoạch toán: Nợ 331/ có TK 131

- Cuối năm, kế toán phải lập biên bản đối chiếu công nợ có chữ kí và dấu của cả 2 bên.

(Nguồn tham khảo: Giáo trình Kế toán tài chính 2, Học viện Tài chính)