Hồ sơ quản lí dự án là gì? Ý nghĩa lưu trữ hồ sơ quản lí dự án

Hồ sơ quản lí dự án

Khái niệm

Hồ sơ quản lí dự án hay Hồ sơ dự án trong tiếng Anh tạm dịch là: Project management files.

Hồ sơ quản lí dự án là những tài liệu bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của dự án. 

Hồ sơ này sẽ lưu trữ những tài liệu khác nhau: 

• Thư từ trao đổi với bên ngoài (thư đến, thư đi) 

• Các ước lượng thời gian 

• Các biểu mẫu 

• Các bản ghi nhớ 

• Các biên bản các cuộc họp 

• Các thủ tục 

• Các báo cáo 

• Các qui định về trách nhiệm, quyền hạn trong dự án 

• Các cập nhật lịch biểu 

• Bảng công việc 

• Các tài liệu khác có liên quan 

Lưu trữ hồ sơ quản lí dự án

Người thực hiện việc lưu trữ: Trợ lí Người quản lí dự án có trách nhiệm: 

• Phân loại tài liệu 

• Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ 

• Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu 

• Lưu trữ như thế nào 

• Trên giấy: (không khuyến khích): Tổ chức thành các cặp tài liệu 

• Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức thành các folder chia sẻ trên mạng (Nếu Dự án trải rộng trên nhiều tỉnh thì Truy nhập qua Web) 

• Luôn có một "File list" (trên giấy, trên máy) được cập nhật thường xuyên và thông báo cho mọi người 

Ý nghĩa

Tại sao phải tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án 

• Mất thời gian 1 lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần 

• Tạo điều kiện theo dõi dự án 

• Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án 

• Là cơ sở để lập các báo cáo 

• Là chỗ dựa để Người quản lí dự án tự bảo vệ mình 

• Chia sẻ thông tin trong tập thể thực hiện dự án

Giải thích thuật ngữ liên quan

Quản lí dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). 

Mục đích của nó là từ góc độ quản lí và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành,. mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. 

Vì thế, làm tốt công tác quản lí là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. (Theo: Quản lí dự án đầu tư xây dựng công trình, Lê Văn Thịnh, Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng, Bộ Xây dựng)

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình quản lí dự án, Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Nội)

Diễn đàn Đầu tư Việt Nam 2027 (Vietnam Investment Forum 2027)

Thời gian: Ngày 12/11/2026
Địa điểm: Shilla Monogram Hanoi Westlake, số 6 Hoàng Minh Thảo, Tây Hồ Tây, Hà Nội

Là sự kiện thường niên quy tụ các chuyên gia đầu ngành, Diễn đàn Đầu tư Việt Nam 2027 mang đến những góc nhìn chuyên sâu về triển vọng đầu tư và cơ hội trên thị trường năm 2027.

Trong khuôn khổ sự kiện, Ban tổ chức sẽ công bố Best Retail Brokers 2026 - Bảng xếp hạng công ty chứng khoán có dịch vụ bán lẻ tốt nhất thị trường Việt Nam.

Cùng cộng đồng đầu tư đón đầu xu hướng, cập nhật góc nhìn chuyên gia và khám phá cơ hội đầu tư năm 2027.

Bạn cũng sẽ có cơ hội nhận vé mời đặc biệt của BTC khi tham gia khảo sát về triển vọng kinh tế, thị trường tài chính và chiến lược phân bổ tài sản trong năm 2027.

Mua vé theo nhóm
giảm đến 30% Dự báo của bạn về
triển vọng kinh tế 2027
(Để có cơ hội nhận vé miễn phí)