Đại lượng phân bổ (Allocation key) chi phí kinh doanh chung là gì?

Đại lượng đảm đương nhiệm vụ "cầu nối" giữa chi phí kinh doanh chung cần phân bổ và đối tượng chịu chi phí được gọi là đại lượng phân bổ (tiếng Anh: Allocation key).

17-06-2020

Đại lượng phân bổ

Khái niệm

Đại lượng phân bổ hay Chìa khoá phân bổ trong tiếng Anh được gọi là Allocation key.

Đại lượng đảm đương nhiệm vụ "cầu nối" giữa chi phí kinh doanh chung cần phân bổ và đối tượng chịu chi phí được gọi là đại lượng phân bổ hay đại lượng đóng vai trò làm chìa khoá phân bổ.

Chìa khoá (đại lượng) phân bổ là đại lượng có quan hệ với cả hai đại lượng là chi phí kinh doanh gián tiếp cần phân bổ và đối tượng được phân bổ chi phí kinh doanh. Đại lượng này được coi là đại lượng trung gian, thiết lập mối quan hệ gián tiếp giữa chi phí kinh doanh chung cần phân bổ và đối tượng được phân bổ chi phí kinh doanh.

Yêu cầu

Để đại lượng phân bổ dẫn đến kết quả phân bổ chính xác nhất có thể, đại lượng này phải thoả mãn các yêu cầu:

- Có mối liên hệ trực tiếp với loại chi phí kinh doanh chung cần phân bổ

Loại chi phí kinh doanh chung cần phân bổ có thể là loại chi phí kinh doanh sơ cấp, có thể là loại chi phí kinh doanh thứ cấp và cũng có thể là chi phí kinh doanh thứ cấp đã được phân bổ cho một điểm chi phí cụ thể.

Dù là bất cứ loại chi phí kinh doanh chung cụ thể nào cũng cần có quan hệ với đại lượng phân bổ.

Ví dụ nếu chi phí kinh doanh chung cần phân bổ là chi phí kinh doanh tiêu thụ điện thì đại lượng phân bổ là công suất và thời gian sử dụng của các thiết bị điện vì đơn giản là giữa chúng có quan hệ trực tiếp: công suất và thời gian sử dụng của các thiết bị điện càng lớn, tiêu thụ điện năng càng nhiều thì chi phí kinh doanh sử dụng điện càng lớn và ngược lại.

- Có mối liên hệ trực tiếp với đối tượng được phân bổ

Đối tượng được phân bổ có thể là điểm chi phí hay cũng có thể là đối tượng tính chi phí cụ thể. Đại lượng phân bổ cũng phải có quan hệ trực tiếp với đối tượng chịu chi phí.

Ở ví dụ chi phí kinh doanh sử dụng điện trên công suất và thời gian sử dụng của thiết bị điện cũng có quan hệ trực tiếp với từng điểm chi phí: ở đâu có nhiều thiết bị, công suất lớn và thời gian sử dụng nhiều, ở đó tiêu hao nhiều điện năng và do đó phải chịu chi phí kinh doanh sử dụng điện lớn và ngược lại.

- Phải đơn giản

Càng đơn giản, càng dễ phân tích và nhận thức mối quan hệ giữa đại lượng này với chi phí kinh doanh chung cần phân bổ và đối tượng được phân bổ.

Chẳng hạn ở ví dụ chi phí kinh doanh sử dụng điện bạn đang phân tích, đại lượng công suất thiết bị điện tại từng điểm chi phí có thể có quan hệ với chi phí kinh doanh chung cần phân bổ và đối tượng cần phân bổ chi phí kinh doanh nhưng mối quan hệ này chưa chặt vì công suất thiết bị chưa gắn bó chặt chẽ với chi phí kinh doanh sử dụng điện: công suất có thể lớn nhưng nếu thời gian sử dụng ít thì chi phí kinh doanh sử dụng điện cũng không lớn.

Vì thế, không có đại lượng nào đơn giản hơn đại lượng công suất/thời gian sử dụng thiết bị mà vẫn cho phép tính đúng chi phí kinh doanh sử dụng điện cho từng đối tượng chịu chi phí.

- Phải được sử dụng nhất quán trong suốt quá trình tính chi phí kinh doanh ở một thời kì đủ dài nào đó

Sử dụng nhất quán là điều kiện để bạn so sánh thông tin về chi phí kinh doanh ở các thời kỳ khác nhau.

Liệu bạn có thể đưa ra kết luận chính xác khi so sánh số liệu về chi phí kinh doanh của 2 tháng liền kề nếu tháng này bạn sử dụng đại lượng này, sang tháng sau bạn lại chọn đại lượng khác làm chìa khoá phân bổ cùng 1 loại chi phí kinh doanh chung cho cùng 1 đối tượng?

Phân loại

Có nhiều loại đại lượng phân bổ khác nhau song tựu trung có thể tập hợp chúng ở hai loại là đại lượng hiện vật và đại lượng giá trị.

- Các đại lượng hiện vật được đo bằng các đơn vị đo thích hợp như số lượng người, giờ hoạt động (người, máy), khối lượng, diện tích, thể tích hay các đơn vị đo vật lí khác.

Để phân bổ chính xác, trong nhiều trường hợp người ta thường tìm đến các đại lượng "kép" như người – ngày, tấn – km, kw – h, m2 – h, m3 – h...

Sử dụng các đại lượng hiện vật làm chìa khoá phân bổ có ưu điểm là tính chính xác cao song có hạn chế là phải sử dụng nhiều loại chìa khoá phân bổ khác nhau nên quá trình phân bổ phức tạp.

- Các đại lượng giá trị đo lường bằng đơn vị tiền tệ như chi phí kinh doanh trực tiếp, chi phí kinh doanh sử dụng lao động trực tiếp, mức lãi thô...

Đặc trưng chung của các đại lượng giá trị là phụ thuộc vào sự thay đổi của giá cả thị trường nên dễ làm thay đổi kết quả dù kết quả bằng đơn vị hiện vật không đổi. Do đó khi sử dụng các đại lượng giá trị làm đại lượng phân bổ phải biết cố định chúng trong thời kì tính toán.

Song sử dụng các đại lượng giá trị làm chìa khoá phân bổ lại có ưu điểm lớn là làm đơn giản hoá quá trình phân bổ.

(Tài liệu tham khảo: Thiết kế các điểm chi phí trong doanh nghiệp, Trung tâm Đào tạo từ xa, Đại học Kinh tế Quốc dân)

Định hướng không gian của cơ sở ngành là gì?