Theo dõi thiết bị trong doanh nghiệp là gì?

Theo dõi thiết bị

Khái niệm

Theo dõi thiết bị trong tiếng Anh tạm dịch là: Equipment Monitoring.

Theo dõi thiết bị là nhiệm vụ, chức năng đầu tiên của công tác quản lí trang thiết bị và công nghệ. Công tác này nhằm thu thập, phân loại, hệ thống hóa và lưu trữ các thông tin, số liệu về trang thiết bị và công nghệ của doanh nghiệp. 

Vai trò

Một mặt, nó giúp doanh nghiệp, cụ thể là các cán bộ có trách nhiệm (đặc biệt là những cán bộ chịu trách nhiệm quản lí kĩ thuật- công nghệ), giám sát chặt chẽ tình trạng thiết bị và công nghệ của doanh nghiệp. 

Mặt khác, nó giúp các cán bộ điều hành, kinh doanh (từ lãnh đạo doanh nghiệp tới các cán bộ kinh doanh, các nhân viên chăm sóc khách hàng, các cán bộ, nhân viên bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị cũng như những cán bộ, nhân viên bảo hành sản phẩm) ra quyết định phát triển và kinh doanh trên cơ sở những căn cứ khoa học và có tính khả thi. 

Nó giúp doanh nghiệp có thể quản lí được trang thiết bị và công nghệ của mình một cách có hệ thống. 

Nội dung

Để theo dõi trang thiết bị, trước hết, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống hồ sơ về trang thiết bị. Hệ thống này bao gồm: 

i) các bảng, biểu số liệu (để ghi chép các số liệu gốc, xuất hiện tại “nguồn”, tức là tại nơi sử dụng trang thiết bị), 

ii) các báo cáo liên quan tới các mặt, các vấn đề cụ thể trong quản lí trang thiết bị và công nghệ của doanh nghiệp (tình hình sử dụng trang thiết bị, hiệu quả sử dụng trang thiết bị, tiến bộ và những cải tiến của công nghệ nói chung và từng loại/ nhóm công nghệ cụ thể, …) ở những mức độ cụ thể, chi tiết khác nhau (báo cáo tổng hợp định kĩ, các báo cáo chuyên đề, …). 

Về hình thức, những hồ sơ này có thể bao gồm: 

i) hệ thống sổ sách theo dõi trang thiết bị và công nghệ, 

ii) hệ thống phiếu theo dõi trang thiết bị và công nghệ, 

iii) hệ thống các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử lưu trữ trong máy tính, và 

iv) các hình thức lưu trữ thông tin khác. Bản thân qui chế về quản lí hồ sơ, theo dõi trang thiết bị và công nghệ của doanh nghiệp cũng là một loại tài liệu cần được doanh nghiệp nghiên cứu, xem xét và quán triệt để thực hiện.

Hệ thống hồ sơ theo dõi trang thiết bị và công nghệ của doanh nghiệp cũng được phân cấp quản lí theo sự phân cấp quản lí chính bản thân các trang thiết bị. 

Nguyên tắc chung là bộ phận nào quản lí một thiết bị thì phải trực tiếp quản lí hồ sơ về thiết bị đó. Ở cấp trên, các số liệu về trang thiết bị cũng được theo dõi, nhưng thường chỉ là sự theo dõi có tính tổng hợp.

Tùy theo tính chất của trang thiết bị, yêu cầu quản lí và theo dõi từng trang thiết bị cụ thể mà việc theo dõi có thể được thực hiện theo những chế độ khác nhau. Để làm việc này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống các qui định cụ thể để định kì cập nhật, bổ sung các số liệu về trang thiết bị vào hồ sơ theo dõi. 

Thông thường, có những thông số phản ánh tình trạng và tình hình sử dụng trang thiết bị sẽ được cập nhật hàng ngày, có những số liệu sẽ được cập nhật, bổ sung vào hồ sơ hàng tuần, hàng tháng hoặc lâu hơn. Những hư hỏng, sự cố thường chỉ có tính đột xuất, được bổ sung vào hồ sơ ngay khi sự cố xảy ra.

(Tài liệu tham khảo: Quản lí kĩ thuật và công nghệ, PGS. TS. Nguyễn Văn Phúc, Cục Phát triển Doanh nghiệp - Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 2012)

Diễn đàn Đầu tư Việt Nam 2025 (Vietnam Investment Forum 2025) với chủ đề “Khai thông & Bứt phá” do trang TTĐT tổng hợp VietnamBiz, Việt Nam Mới tổ chức sẽ diễn ra vào ngày 8/11/2024 tại GEM CENTER, TP HCM.

Sự kiện quy tụ giới chuyên gia cao cấp trong lĩnh vực đầu tư, tài chính là các nhà làm chính sách, CEO, CFO, CIO các ngân hàng, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, công ty bất động sản, các hãng xếp hạng, công ty cung cấp dữ liệu và hàng trăm nhà đầu tư có kinh nghiệm lâu năm trên thị trường chứng khoán và bất động sản.

Diễn đàn hứa hẹn mang lại không gian để các chuyên gia bàn luận về các xu hướng đầu tư mới, các góc nhìn chiến lược, mở ra nhiều ý tưởng đầu tư phù hợp cho giai đoạn mới. Đồng thời tạo cơ hội gặp gỡ, kết nối giữa nhà đầu tư và các đối tác tiềm năng trên thị trường.

Thông tin chi tiết chương trình: https://event.vietnambiz.vn/