Nhà quản lí sự kiện (Event manager) là ai?

Hình minh họa (Nguồn: rapidscrum)

Nhà quản lí sự kiện

Khái niệm

Nhà quản lí sự kiện hay Nhà quản trị sự kiện trong tiếng Anh gọi là: General manager hay Event manager.

Nhà quản lí sự kiện là người quản lí cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, (và cả nhà đầu tư sự kiện trong một sự kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của quá trình tổ chức sự kiện. 

Nhà quản lí sự kiện thường là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. 

- Trong đa số trường hợp nhà quản trị sự kiện chính là trưởng ban tổ chức sự kiện. Tuy nhiên ở Việt Nam, trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ định trưởng ban tổ chức sự kiện với tư cách là người giám sát chung, mang tính danh nghĩa khi triển khai sự kiện. 

Trong trường hợp này các công việc chính trong tổ chức sự kiện vẫn thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị sự kiện.

Sau khi đã kí kết hợp đồng với nhà đầu tư sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành sự kiện cho một nhà quản lí sự kiện thích hợp. 

Mặc dù vẫn được sự tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhưng việc giao nhiệm vụ cho một nhà quản lí cụ thể là việc làm cần thiết để tiến hành thành công các công việc trong tổ chức sự kiện. 

Nhà quản lí sự kiện sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm và tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát mọi hoạt động trong qui trình tổ chức sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện cũng như nhà tổ chức sự kiện đã đặt ra. 

- Nhà quản lí sự kiện chính là đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện thực hiện các mục tiêu của sự kiện, vì vậy họ không chỉ có lên kế hoạch và thực hiện mà còn tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thông, quan hệ với các đối tác… 

Họ phải có những hiểu biết và nghiệp vụ cơ bản trong việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm thanh ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thương thảo và dĩ nhiên là quan hệ khách hàng nữa, nói chung là phải hiểu biết trên nhiều phương diện. 

- Nhà quản lí sự kiện phải tham dự vào tất cả các bước trong qui trình tổ chức sự kiện như: 

Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng với chủ đầu tư sự kiện; lập kế hoạch tổ chức sự kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức sự kiện; lập dự toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, 

Thăm dò địa điểm, làm rõ brief của khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính toán dòng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kĩ thuật.... 

Với trách nhiệm như vậy đòi hỏi nhà quản lí sự kiện phải có rất nhiều những tố chất cũng như yêu cầu cần thiết.

Tố chất của Event manager 

Làm việc trong lĩnh vực event (tổ chức sự kiện) thì dễ, nhưng để làm thành công và trở thành một leader (lãnh đạo) tốt thì không phải ai cũng có khả năng làm được. Chúng ta hãy cùng bàn về tố chất để trở thành một event manager tốt xem nó như thế nào, để cùng trau dồi rèn luyện. 

- Tính chủ động và quyết đoán cao: 

Suốt ngày ngồi đợi người khác phân công công việc cho mình rồi làm theo thì dù hoàn thành rất tốt cũng không thể trở thành leader giỏi. 

Khi một tình huống khó khăn xảy ra với event, nếu không nhanh chóng tháo vát tìm cách xoay sở, mà bị động ngồi chờ hay đi hỏi hết ý kiến người này đến người khác thì chỉ có đổ vỡ. 

Tất nhiên chủ động không có nghĩa là vượt quyền, mà chính sự nhanh nhạy sẽ mách bảo cho bạn biết lúc nào thì nên hỏi ý kiến, lúc nào nên tự quyết. 

- Biết cách tổ chức công việc: 

Một leader giỏi không phải là một người biết làm hết mọi thứ, mà cho dù biết làm hết mọi thứ thì họ vẫn phân công lại cho team của mình và quản lí chung công việc một cách khoa học để tất cả theo một dòng chảy nhẹ nhàng suôn sẻ nhất. 

- Điềm tĩnh: 

Nếu làm event mà cứ có cảm giác rối bời trước các sự cố thì rõ ràng không có năng khiếu làm event manager, mà cho dù có rối bời trong bụng thì cũng không nên để cấp dưới thấy bạn vò đầu bứt tai vì như vậy họ sẽ hoang mang tinh thần. 

Ngoài các yêu cầu trên, có ý kiến bổ sung: 

- Thứ nhất, khả năng giải quyết vấn đề (bao gồm cả việc điềm tĩnh, nhìn nhận vấn đề, quyết đoán ... tất tần tật những gì hỗ trợ cho việc xử lí vấn đề đó)

- Thứ hai là khả năng tổ chức, sắp xếp công việc

- Thứ ba là tầm nhìn hay cụ thể hơn là khả năng dự đoán, phán đoán. Vì đôi lúc có những rủi ro tiềm tàng trong một sự kiện nhưng chẳng ai nhận ra hết. Thì khi đó, một event manager cần nhận thấy và định hướng cho các thành viên trong team (đội/ nhóm) mình giải quyết vấn đề.

- Thứ tư là khả năng hòa nhập, hòa đồng. (Theo www.f-event.com.vn)

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, 2009, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội)