Mô hình tổ chức lao động theo chức năng (Functional structures) trong tổ chức sự kiện là gì?

Hình minh họa (Nguồn: hoevelhof)

Mô hình tổ chức lao động theo chức năng

Khái niệm

Mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tiếng Anh gọi là: Functional structures.

Mô hình tổ chức lao động theo chức năng là mô hình mà trong đó đứng đầu là nhà quản lí sự kiện tổng thể (General manager), trực tiếp chỉ đạo các cán bộ quản lí cấp dưới (theo chức năng) như:

Quản lí thương mại (Commercial manager), 

Quản lí truyền thông và hành chính (Media administration manager), 

Quản lí các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), 

Quản lí bán hàng trong sự kiện (Sales manager), 

Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director). 

- Cán bộ Quản lí thương mại phụ trách các nhân viên: quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator) 

- Cán bộ Quản lí các dịch vụ trong sự kiện phụ trách các nhân viên: Lễ tân (Receptionist), trợ lí quản lí dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator) 

- Cán bộ quản lí bán hàng trong sự kiện phụ trách các nhân viên bán hàng (Corporate sales executive) 

- Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách các nhân viên: quan hệ công chúng (Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator) 

Trong quá trình lập kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện, sơ đồ cơ cấu tổ chức (organisational structure) của ban tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các công việc nói trên.

Việc xác định một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà tổ chức sự kiện. Cùng với mỗi mô hình cơ cấu tổ chức lao động sẽ có những chức danh tương ứng trong công việc.

Từ sự khác biệt về qui mô, loại hình sự kiện, các sơ đồ cơ cấu tổ chức trong công tác tổ chức sự kiện có thể khác nhau.

Ưu nhược điểm

- Ưu điểm:

Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn của đội ngũ lao động, ngoài ra tránh sự chồng chéo các trách nhiệm trong công việc. 

Mô hình nói trên (tham khảo từ cơ cấu tổ chức lao động trong tổ chức giải quần vợt Úc mở rộng) chỉ là một ví dụ tham khảo, có thể bổ sung thêm các nội dung theo chức năng cho mô hình này. 

- Nhược điểm:

Hạn chế cơ bản của mô hình này, là nếu thiếu hiểu biết về các nhiệm vụ và các bộ phận chức năng nếu chỉ tập trung đảm bảo lợi ích của bộ phận mình có thể xung đột với các bộ phận chức năng khác. 

Trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn khi vận dụng mô hình này thường tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua các khu vực chức năng khác nhau nhằm tăng sự hiểu biết cho nhân viên, tăng sự gắn kết và phối hợp trong công việc.

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, 2009, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội)