Khách mời tham gia sự kiện (Event guests) là gì? Phân loại và qui trình lập danh sách khách mời

Hình minh họa (Nguồn: gigabitmagazine)

Khách mời tham gia sự kiện

Khái niệm

Khách mời tham gia sự kiện trong tiếng Anh tạm dịch là: Event guests.

Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. 

Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. 

Khách mời tham gia sự kiện có thể miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.

Phân loại khách mời 

- Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành: 

+ Khách mời chính thức 

+ Khách mời dự bị 

- Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thể chia thành:  

+ Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: các quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong công việc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội…) 

+ Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…) 

+ Khách mời là khách hàng 

+ Khách mời là các nhà cung ứng 

Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời 

- Lập danh sách khách mời (guest list) 

- Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách 

- Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách mời 

- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

Qui trình chung lập danh sách khách mời 

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời với nhà đầu tư sự kiện 

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời 

Tương ứng như cách phân loại khách mời (đã đề cập nói trên), cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

- Danh sách khách VIP 

- Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà ban tổ chức sự kiện muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện. 

- Danh sách khách mời dự bị: gồm những người có thể thay thế cho những người trong danh sách khách mời chính thức khi họ không thể tham gia sự kiện. 

- Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông. 

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như: Họ tên của khách mời, Chức danh/ đơn vị công tác, Địa chỉ, Số điện thoại (Email, fax, webside, để liên lạc), những điểm cần chú ý...

Bước 3: Kiểm tra danh sách khách mời. Đối với các sự kiện quan trọng nên có bước kiểm tra danh sách khách mời để tránh trùng lặp, bỏ sót thông tin và đặc biệt là các khách mời cần thiết. 

Bước 4: Khẳng định danh sách khách mời. Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện có thể đề nghị nhà đầu tư sự kiện khẳng định lại lần cuối danh sách khách mời. (nếu cần thiết, nhà đầu tư sự kiện cũng phải kí nhận vào danh sách khách mời)

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, 2009)