Kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planning) là gì?

Hình minh họa (Nguồn: gmscapital)

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khái niệm

Kế hoạch tổ chức sự kiện trong tiếng Anh gọi là: Event planning.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian.

Cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Đánh giá kế hoạch tổ chức sự kiện

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá trên hai mặt: 

- Về hình thức:

Kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng.

- Về nội dung:

Bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đảm bảo:

Cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng; cần đề cập đầy đủ các hoạt động; công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; cũng như dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch; các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…

Yêu cầu

Một số yêu cầu cơ bản Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo một số yêu cầu sau đây: 

- Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện

- Lập kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện

- Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện

- Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện

- Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ

- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.

Qui trình

Qua việc nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan, có thể khái quát qui trình chung lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể theo các bước sau: 

- Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện 

- Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết 

- Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể 

- Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

- Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện 

- Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện 

- Lập kế hoạch xử lí các sự cố trong sự kiện 

- Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên 

- Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, 2009, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội)

Diễn đàn Đầu tư Việt Nam 2027 (Vietnam Investment Forum 2027)

Thời gian: Ngày 12/11/2026
Địa điểm: Shilla Monogram Hanoi Westlake, số 6 Hoàng Minh Thảo, Tây Hồ Tây, Hà Nội

Là sự kiện thường niên quy tụ các chuyên gia đầu ngành, Diễn đàn Đầu tư Việt Nam 2027 mang đến những góc nhìn chuyên sâu về triển vọng đầu tư và cơ hội trên thị trường năm 2027.

Trong khuôn khổ sự kiện, Ban tổ chức sẽ công bố Best Retail Brokers 2026 - Bảng xếp hạng công ty chứng khoán có dịch vụ bán lẻ tốt nhất thị trường Việt Nam.

Cùng cộng đồng đầu tư đón đầu xu hướng, cập nhật góc nhìn chuyên gia và khám phá cơ hội đầu tư năm 2027.

Bạn cũng sẽ có cơ hội nhận vé mời đặc biệt của BTC khi tham gia khảo sát về triển vọng kinh tế, thị trường tài chính và chiến lược phân bổ tài sản trong năm 2027.

Mua vé theo nhóm
giảm đến 30% Dự báo của bạn về
triển vọng kinh tế 2027
(Để có cơ hội nhận vé miễn phí)