Kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planning) là gì?

Hình minh họa (Nguồn: gmscapital)

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khái niệm

Kế hoạch tổ chức sự kiện trong tiếng Anh gọi là: Event planning.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian.

Cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Đánh giá kế hoạch tổ chức sự kiện

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá trên hai mặt: 

- Về hình thức:

Kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng.

- Về nội dung:

Bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đảm bảo:

Cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng; cần đề cập đầy đủ các hoạt động; công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; cũng như dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch; các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…

Yêu cầu

Một số yêu cầu cơ bản Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo một số yêu cầu sau đây: 

- Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện

- Lập kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện

- Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện

- Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện

- Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ

- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.

Qui trình

Qua việc nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan, có thể khái quát qui trình chung lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể theo các bước sau: 

- Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện 

- Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết 

- Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể 

- Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

- Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện 

- Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện 

- Lập kế hoạch xử lí các sự cố trong sự kiện 

- Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên 

- Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, 2009, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội)