Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (Event budget planner) là gì?

Hình minh họa (Nguồn: gmscapital)

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Khái niệm

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện trong tiếng Anh tạm dịch là: Event budget planner.

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện đó là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Cần phân biệt việc lập dự toán ngân sách và việc tính giá thành thực tế của sự kiện. Việc tính giá thành thực tế của sự kiện đó là việc tính toán tổng chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện, còn đã là dự toán nó sẽ mang ý nghĩa là việc tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính. 

Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ bản quyết định đến chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện, hay nói cách khác nó là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện.

Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự toán ngân sách 

Khi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần: 

- Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện

- Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả cho các hàng hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình

- Đưa ra những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện hoặc nhằm mục đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của sự kiện

- Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kế hoạch, lập dự toán của sự kiện. Nếu có thể nên giao công việc này cho một nhóm chuyên gia có chuyên môn dưới sự điều hành của một trưởng nhóm có năng lực/ kinh nghiệm cao nhất

- Ở các nước phát triển (như Anh, Mỹ) người ta đã xây dựng các phần mềm quản lí tổ chức sự kiện, trong đó có nội dung về lập dự toán sự kiện. 

Tuy nhiên do tính đa dạng của các loại hình sự kiện, mặt khác sự kiện thường có rất nhiều chi tiết thay đổi theo từng sự kiện cụ thể vì vậy nếu áp dụng các phần mềm này không thực sự thuận tiện. 

Mặt khác, việc tính toán không quá phức tạp, chỉ cần áp dụng bảng tính Microsoft Office Excel cũng có thể thực hiện được công việc này tương đối hiệu quả.

Đối với nhà đầu tư sự kiện cần khẳng định được các yêu cầu sau: 

- Xem xét, thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự toán kinh phí 

- Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 

- Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện.

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, 2009)