Kênh giao tiếp (Communication Channels) trong doanh nghiệp là gì?

Kênh giao tiếp

Khái niệm

Kênh giao tiếp trong tiếng Anh là Communication Channels.

Trong một tổ chức, thông tin chảy xuống dưới, lên trên và sang ngang. Trong kinhdoanh, kênh giao tiếp là cách thức thông tin được truyền đạt trong tổ chức.

Trong mạng lưới giao tiếp, người quản lí trở thành một liên kết. Các hướng dẫn hoặc quyết định của họ được thông báo lên cấp trên, truyền xuống cấp dưới hoặc sang ngang (truyền tới những người đồng cấp), tùy thuộc vào vị trí của người quản lí trong mạng giao tiếp. 

Ví dụ: báo cáo từ quản lí cấp thấp sẽ được chuyển lên cho giám đốc hoặc  người quản lí cấp trên. Luồng thông tin đi lên này có thể có dạng cuộc đối thoại trực tiếp, email hoặc các thông báo liên bộ phận.

Các kiểu kênh giao tiếp

Người quản lí có thể sử dụng rất nhiều loại kênh giao tiếp khác nhau; ví dụ như thông qua công nghệ di động, bảng thông báo điện tử, máy fax và hội nghị truyền hình.

Khi tổ chức phát triển, các nhà quản lí không thể chỉ dựa vào giao tiếp mặt đối mặt trực tiếp để truyền tải thông điệp của họ. Một thách thức mà các nhà quản lí phải đối mặt ngày nay là xác định nên sử dụng loại kênh giao tiếp nào để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Các loại kênh giao tiếp được xếp thành ba nhóm chính: trang trọng, thân mật và không chính thức.

Kênh giao tiếp trang trọng: truyền thông tin tổ chức, ví dụ như mục tiêu hoặc chính sách và thủ tục. Tin truyền đi trong một kênh liên lạc trang trọng theo một chuỗi lệnh, nghĩa là thông tin từ người quản lí được truyền tới nhân viên. Ví dụ về các kênh truyền thông trang trọng là bản tin, kế hoạch kinh doanh, báo cáo hàng năm và bản hướng dẫn lao động.

Trong môi trường làm việc, luôn tồn tại một mạng lưới giao tiếp thân mật. Các kênh truyền thông thân mật nằm ngoài chuỗi cấu trúc lệnh chính thức. Ví dụ về các kênh liên lạc không chính thức là nhóm kiểm soát chất lượng, nhóm làm việc và nhóm những người cùng ăn trưa trong nhà ăn của tổ chức. Nhân viên vẫn có thể nhận được thông tin tổ chức quan trọng trong kênh giao tiếp này, nhưng trong một bầu không khí thoải mái, thân mật.

Kênh giao tiếp không chính thức lan truyền những tin truyền miệng hay tin đồn trong tổ chức. Đôi khi, thông tin là chính xác và thực tế nhưng thường thì chúng được phóng đại hoặc sai hoàn toàn, vậy nên hành động dựa trên thông tin trong kênh này phải được cân nhắc cẩn thận.

Một ví dụ về một kênh giao tiếp không chính thức là các cuộc tụ họp xã hội giữa các nhân viên; chúng thường diễn ra bên ngoài môi trường làm việc. Ví dụ về các cuộc tụ họp xã hội là Twitter, Facebook và YouTube.

(Theo study.com)