Gala Dinner là gì? Một số điều cần lưu ý trong khâu chuẩn bị

Gala Dinner

Khái niệm

Gala Dinner có thể hiểu đơn giản là một chương trình sự kiện kết hợp giữa du lịch hoặc tiệc liên hoan cuối năm với ăn tối. Hình thức này khá phổ biến trong thời gian gần đây, tại các sự kiện gặp mặt, tri ân khách hàng,...

Một số điều cần lưu ý trong khâu chuẩn bị

Để tổ chức tốt một Gala Dinner kết hợp giao lưu, văn nghệ và lồng ghép các nội dung quan trọng, cần lưu ý một số điều quan trọng trong khâu chuẩn bị dưới đây:

- Đầu tiên, về khâu chuẩn bị, tổ âm thanh, ánh sáng và dàn dựng sân khấu phải hoàn thành trước giờ bắt đầu ít nhất một tiếng. Thực hiện tốt khâu này sẽ giúp cho chương trình mở đầu suôn sẻ và diễn ra xuyên suốt.

- Thứ hai là về phần MC. Khi nhận kịch bản, MC cần trao đổi trực tiếp với ban tổ chức về những góp ý, bổ sung cho phù hợp với phong cách diễn đạt của mình.

Ở khâu này, phía công ty tổ chức sự kiện cũng cần cởi mở tiếp thu ý kiến để hỗ trợ MC một cách tối đa. Vì MC chính là linh hồn của sân khấu, là nhân tố có ý nghĩa chính yếu cho sự thành công của chương trình Gala Dinner.

Kịch bản chương trình giao cho MC không nên quá nhiều thông tin và cỡ chữ quá nhỏ. Nên đáp ứng đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết và thiết yếu như: Tên công ty đối tác, tên và chức vụ các vị đại biểu,.. MC cần nhận được bài nói của mình trước vài ngày để tập dượt cho nhuần nhuyễn, điều này sẽ giúp tăng sự tự tin hơn khi bước lên sâu khấu.

Những thông tin bổ sung sau khi gửi kịch bản cần được cập nhật kịp thời để MC nắm và kịch bản cuối cùng trước khi MC lên sân khấu phải là kịch bản đầy đủ và được MC xem lại lần cuối.

Bản thân MC cũng luôn phải tự làm mới mình, tự biến mình trở thành tâm điểm của sân khấu bằng một số điểm nhấn trên trang phục hay hóa thân thành những nhân vật phù hợp tính chất của chương trình và nội dung của đêm Gala.

Ngoài ra, trong một số chương trình hợp tác với các công ty nước ngoài hoặc liên doanh nước ngoài, MC cần trau dồi thêm vốn ngoại ngữ để phần mở đầu giới thiệu tốt đẹp, tránh các lỗi nhỏ nhưng làm mất hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, như đọc sai tên người nước ngoài, đọc sai tên công ty...

Sự hợp tác giữa các công ty tổ chức sự kiện với các MC nên có sự thay đổi luân phiên để tạo cảm giác mới lạ. Tránh trường hợp một công ty tổ chức sự kiện chỉ mời một MC cho tất cả các chương trình của mình.

- Thứ ba là về phần nội dung chương trình, phía công ty tổ chức sự kiện có thể liên hệ trước với ban lãnh đạo công ty đối tác để làm một cuộc khảo sát nhỏ nhằm lấy ý kiến của tập thể công ty, xem nguyện vọng của họ là chương trình có những tiết mục gì? Tổ chức như thế nào?

Từ đó có thể có thêm nhiều ý tưởng hay và độc đáo để xây dựng chương trình vừa có nội dung gắn liền với hình ảnh của công ty, vừa đáp ứng nhu cầu của mọi người, làm chương trình gắn bó và gần gũi hơn với nhân viên.

Về kế hoạch tổ chức trò chơi, ngoài cách thực hiện phổ biến hiện nay là ban tổ chức chia đội và tổ chức các trò chơi tính điểm được sắp xếp sẵn về thứ tự và nội dung, chúng ta còn có thể để khách hàng tự xây dựng trò chơi, ban tổ chức có nhiệm vụ đưa ra chủ đề, sau đó tiến hành giám sát và hỗ trợ.

Cách thứ hai khó thực hiện hơn, nhưng hứa hẹn sẽ mang tới nhiều trải nghiệm mới mẻ và hết sức thú vị. Điều khó khăn nhất của tất cả các chương trình giải trí và sự kiện là sự lặp lại và thiếu ý tưởng mới sáng tạo về qui trình tổ chức, các trò chơi...vì vậy phải thường xuyên đổi mới nội dung các chương trình.

Nhưng khi có ý tưởng mới, thì trước khi thực hiện ta cũng cần cân đối với nguồn tài chính được cung cấp.

(Tài liệu tham khảo: Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner, Thư viện số Trường Đại học Sư phạm Kĩ thuật Vĩnh Long)