Quản trị hậu cần (Logistics management) trong tổ chức sự kiện là gì?

Hình minh họa (Nguồn: rapidscrum)

Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện

Khái niệm

Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện trong tiếng Anh gọi là: Logistics management.

Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện là gồm các công việc có tính chất tương đối độc lập với các nội dung có liên quan đến chủ đề chính, đến việc triển khai các nội dung chính của sự kiện. 

Điều này thể hiện trong cơ cấu tổ chức các sự kiện lớn nhà quản lí sự kiện có thể tách biệt công tác quản trị hậu cần với công tác đảm bảo nội dung chính của sự kiện.

Các công việc bao gồm:

- Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách 

- Cung ứng các dịch vụ lưu trú 

- Cung ứng các dịch vụ ăn uống 

- Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện

- Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện.

Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện 

Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng đối với việc truyền tải các chủ đề của sự kiện, hay nói cách khác nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Có thể xem xét một cách cụ thể qua các mặt cơ bản sau: 

- Quản trị hậu cần đảm bảo cho việc cung ứng các dịch vụ thiết yếu (như ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, và các thành phần khác tham gia sự kiện vì vậy nó là điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại sự hài lòng cho khách mời tham gia sự kiện. 

- Các dịch vụ cung ứng mà khách được hưởng là một phần, một nội dung trong sự kiện, nó góp phần tô điểm thêm chủ đề của sự kiện, góp phần không nhỏ trong việc đạt được các mục tiêu của sự kiện. 

- Quản trị hậu cần là hậu phương, là cái nền cơ bản cho việc dàn dựng và trình diễn các chủ đề của sự kiện

Qui trình chung trong quản trị hậu cần tổ chức sự kiện

Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện đồng thời là một doanh nghiệp lữ hành, vận chuyển du lịch... hay là một đơn vị trong một tập đoàn cung ứng dịch vụ lớn mặc dù có thể đáp ứng được đa số các dịch vụ trong sự kiện, nhưng chắc chắn họ vẫn cần có các dịch vụ bổ trợ từ các nhà cung cấp trung gian khác. 

Từ cách tiếp cận nói trên, chúng tôi xây dựng qui trình chung trong quản trị hậu cần liên quan đến việc đi thuê các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Còn trong trường hợp, nhà tổ chức sự kiện tự cung ứng dịch vụ vẫn có thể xem xét tham khảo từ những nội dung có liên quan. 

Qui trình chung trong quản trị hậu cần bao gồm các bước cơ bản sau: 

- Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ 

- Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 

- Thương lượng và kí kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 

- Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ 

- Dự tính và xử lí các sự cố có liên quan 

- Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ

(Tài liệu tham khảo: Bài giảng Tổ chức Sự kiện, 2009, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội)