Đề nghị mời thầu (Request For Proposal - RFP) là gì? Tại sao cần có đề nghị mời thầu?

Đề nghị mời thầu

Khái niệm

Đề nghị mời thầu trong tiếng Anh là request for proposal, viết tắt là RFP.

Đề nghị mời thầu (RFP) là một tài liệu kinh doanh có chức năng thông báo và cung cấp chi tiết về một dự án nhằm mua được thiết bị hay dịch vụ phục vụ dự án đó. Nói cách khác, các nhà thầu nhận được đề nghị mời thầu này là những nhà bán hàng/nhà cung cấp tiềm năng sẽ đưa ra giá của thiết bị và dịch vụ. 

Các tổ chức, thường là cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp lớn là bên đưa ra các đề nghị mời thầu này. RFP thường được thông báo trên báo chí, trên các tạp chí thương mại của ngành liên quan.

Tại sao cần có đề nghị mời thầu? 

Đề nghị mời thầu cho một dự án cụ thể có thể yêu cầu công ty xem xét hồ sơ dự thầu để kiểm tra tính khả thi của dự án, sức khỏe tài chính của công ty đấu thầu và khả năng của nhà thầu để thực hiện những gì được yêu cầu. 

Các RFP phác thảo qui trình đấu thầu và các điều khoản hợp đồng. Bên cạnh đó, cung cấp hướng dẫn về cách thức đấu thầu và thực hiện. Chúng thường dành riêng cho các dự án phức tạp. Các RFP xác định bản chất của dự án và các tiêu chí đánh giá để chọn ra được đề xuất đấu thầu phù hợp nhất. 

RFP có thể bao gồm tuyên bố công việc (SOW), mô tả các nhiệm vụ sẽ được thực hiện bởi bên trúng thầu và một mốc thời gian cho công việc đã hoàn thành. Chúng cũng bao gồm thông tin về tổ chức phát hành và lĩnh vực kinh doanh của nó. 

RFP cũng hướng dẫn các nhà thầu về cách chuẩn bị các đề xuất. Họ có thể phác thảo các hướng dẫn về thông tin mà nhà thầu cần có và định dạng như mong muốn. 

Phần lớn các RFP được đệ trình bởi các cơ quan chính phủ và những bên khác có liên quan trong khu vực công. Họ thường đòi hỏi công khai sự cạnh tranh giữa các công ty tư nhân để khiến quá trình trở nên công bằng. Để giữ cho chi phí thấp, các cơ quan này muốn đảm bảo họ có được giá thầu thấp nhất và cạnh tranh nhất. 

Lí do một tổ chức đưa ra RFP là để có được nhiều giá thầu. Tổ chức có thể được hưởng lợi từ nhiều nhà thầu và nhiều triển vọng hơn. Ví dụ: một doanh nghiệp muốn thay đổi qui trình báo cáo từ hệ thống trên giấy sang hệ thống dựa trên máy tính có thể đưa ra RFP về phần cứng, phần mềm và dịch vụ đào tạo người dùng để thiết lập và tích hợp hệ thống mới vào doanh nghiệp.  

Yêu cầu cho một đề nghị mời thầu

Các cơ quan chính phủ hoặc các tổ chức khác có thể được yêu cầu đưa ra các RFP nhằm cung cấp sự cạnh tranh chính thức và công khai để giảm chi phí cho một giải pháp. Tuy nhiên, một đề xuất đáp ứng được nhiều nhất các điều kiện chi tiết có thể không phải lúc nào cũng có giá thầu thấp nhất. 

Khéo léo tạo ra một RFP có thể quyết định sự thành công hay thất bại của giải pháp cuối cùng. Nếu các yêu cầu được chỉ định quá mơ hồ, nhà thầu có thể không thiết kế và thực hiện được một giải pháp hoàn chỉnh cho vấn đề. Nếu các yêu cầu quá chi tiết và nhiều điểm hạn chế, sự sáng tạo và đổi mới của các nhà thầu có thể bị giới hạn. 

Quá trình RFP bắt đầu bằng việc soạn thảo văn bản đề nghị. Các nhà thầu xem xét lời chào mời và gửi lại đề xuất cải thiện nếu cần. Sau khi thực hiện phản hồi, yêu cầu cuối cùng cho đề xuất được đưa ra. Các nhà thầu sau đó gửi đề xuất đấu thầu của họ. Khách hàng (ở đây là cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp lớn) chọn một nhóm nhỏ trong số các nhà thầu và tham gia đàm phán về giá cả và chi tiết kĩ thuật. Khách hàng có thể yêu cầu những nhà thầu còn lại đưa ra giá cuối cùng và tốt nhất trước khi giao hợp đồng. 

Ví dụ về đề nghị mời thầu

Tại Mỹ, Cục Quản lí Đường sắt Liên Bang đưa ra RFP về tài chính, thiết kế, xây dựng, vận hành và duy trì hệ thống đường sắt tốc độ cao. Các bên quan tâm gửi đề xuất đấu thầu đáp ứng các yêu cầu được nêu trong tài liệu. Dựa trên các đề xuất đấu thầu nhận được trước thời hạn, Bộ Giao thông vận tải (DOT) thành lập các ủy ban để xem xét và phát triển thêm các đề xuất. DOT chọn nhà thầu có thể đáp ứng hầu hết các mục tiêu của họ và sẽ thuê nhà thầu đó thực hiện công việc. 

(Theo Investopedia)