Yêu cầu cung cấp thông tin (Request For Information - RFI) là gì? Trường hợp nên sử dụng

Yêu cầu cung cấp thông tin 

Khái niệm

Yêu cầu cung cấp thông tin trong tiếng Anh là request for information, viết tắt là RFI.

Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) là một qui trình chính thức để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ tiềm năng. RFI thường được viết bởi khách hàng và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. RFI thường là chuỗi yêu cầu đầu tiên nhằm thu hẹp danh sách các ứng cử viên cho vị trí nhà cung cấp tiềm năng.  

RFI có thể rất hữu ích trong các tình huống mà tại đó, một cá nhân hoặc tổ chức có ít kiến thức về các nhà cung cấp nhưng muốn giảm thời gian và chi phí đánh giá các nhà cung cấp. 

RFI thường được sử dụng trong nhiều trường hợp, ví dụ trong việc mua các đơn hàng lớn về công nghệ thông tin (CNTT). Mục tiêu của việc sử dụng RFI là thu thập thông tin về thị trường một cách chuẩn chỉ và có cấu trúc. Văn bản cần xác định các điều kiện mà tổ chức có trong khi yêu cầu câu trả lời cụ thể về cách nhà cung cấp sẽ đáp ứng chúng. 

Để xác định sự khác biệt giữa các nhà cung cấp, một RFI tốt cũng sẽ tập trung vào các yêu cầu là duy nhất cho doanh nghiệp xem xét và về các mối quan tâm ít có khả năng được giải quyết bởi phần lớn các nhà cung cấp khác. Người nhận thường được yêu cầu gửi phản hồi của họ ở định dạng chuẩn để so sánh dễ dàng hơn. 

Trường hợp nên sử dụng

RFI có thể được sử dụng trong một số tình huống trong CNTT, các công ty quảng cáo và trong các ngành xây dựng. RFI cũng có thể hỗ trợ trong việc lực chọn các công cụ để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

- Trong lĩnh vực CNTT, RFI thường được sử dụng để mua phần mềm từ các nhà cung cấp. Phần mềm thường sẽ được sử dụng trong một thời gian dài, do đó, điều quan trọng là cá nhân hoặc tổ chức chắc chắn phải chọn đúng nhà cung cấp. RFI cần đưa ra các yêu cầu về hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng như phần mềm đó có tích hợp được với các phần mềm hoặc phần cứng khác không, các trường hợp sử dụng hoặc các tùy chọn về cách quản lí. 

- Trong xây dựng, RFI có thể được gửi bởi một nhà thầu cho một nhà thiết kế, từ nhà thầu cho khách hàng, từ nhà thầu phụ cho khách hàng, hoặc từ nhà thầu phụ cho nhà thầu chính. Thông thường, RFI trong xây dựng sẽ được sử dụng trước khi định giá và thực hiện các hoạt động tiếp theo. Ở đây, một RFI nên gửi các thắc mắc liên quan đến vật liệu, thông số kĩ thuật, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn hoặc thông tin về hợp đồng. 

- Có thể sử dụng RFI để đánh giá các công ty quảng cáo. Trong trường hợp này, RFI sẽ yêu cầu danh sách khách hàng trong một ngành cụ thể, trong các lĩnh vực có xung đột và các lĩnh vực liên quan mà nhà cung cấp có thể trội hơn. 

- Một tổ chức muốn sử dụng phần mềm ERP cũng có thể sử dụng RFI. RFI trong lĩnh vực này nên xác định các tiêu chí liên quan đến những gì một tổ chức cần trong hệ thống ERP của mình. Ví dụ, đây có thể là các lĩnh vực xoay quanh kế toán, sản xuất và quản lí hàng tồn kho, quản lí bán hàng và công nghệ cho bộ phận HR.

RFI, RFP và RFQ 

Các hình thức tương tự với RFI là các Đề nghị mời thầu (RFP) và yêu cầu báo giá (RFQ). Tuy nhiên, chúng khác nhau trong những tình huống chúng được sử dụng và thông tin bên trong. 

- RFP là một văn bản có cấu trúc chặt chẽ hơn được sử dụng để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp tiềm năng. RFP chỉ rõ những gì khách hàng đang tìm kiếm và nó mô tả từng tiêu chí đánh giá mà đề xuất của nhà cung cấp sẽ được đánh giá. RFP thường được sử dụng trong qui trình đấu thầu giữa các nhà cung cấp từ một công ty. RFP thường được sử dụng theo sau RFI, vì nó cụ thể hơn.

- RFQ là một tài liệu mà một cá nhân hoặc tổ chức gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp tiềm năng để moi được bản báo giá cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó tương tự như RFP nhưng về bản chất thì cụ thể hơn. Thông thường, RFQ tìm kiếm một danh sách giá cụ thể cho một cái gì đó được xác định rõ và được định lượng, chẳng hạn như phần cứng.

- RFI được sử dụng để yêu cầu thông tin chung và có thể giúp xác định xem nhà cung cấp có nên nhận RFP hoặc RFQ hay không. RFP sau đó nên được sử dụng khi ý định mua hàng đến gần hơn. Nếu một cá nhân hay tổ chức đã biết những gì cần thiết và chỉ cần một nhà cung cấp cung cấp các công cụ chính xác, thì RFQ có thể phù hợp nhất.

(Theo Techtarget)