Chi phí công tác (Travel Expenses) là gì? Đặc điểm

Ảnh minh họa. Nguồn: Traveller Gossip.

Chi phí công tác

Khái niệm

Chi phí công tác trong tiếng Anh là Travel Expenses.

Chi phí công tác là chi phí liên quan đến những chuyến công tác, di chuyển hoặc ăn uống nhằm mục đích tiến hành các hoạt động liên quan đến kinh doanh. Chi phí công tác thường có thể được khấu trừ cho nhân viên, vì chi phí này nhằm phục vụ cho mục đích kinh doanh. Mục đích kinh doanh có thể bao gồm việc đi tham dự các hội nghị hoặc cuộc họp với đối tác.

Mặc dù nhiều khoản chi phí công tác có thể được khấu trừ, nhưng những khoản chi phí quá lớn, không cần thiết hoặc những khoản dành cho mục đích cá nhân sẽ không được chi trả.

Đặc điểm của Chi phí công tác

Việc sử dụng phương tiện cá nhân để đi lại, bao gồm cả quãng đường thực tế, phí cầu đường và phí đỗ xe, có thể được xem là chi phí công tác. Chi phí sử dụng xe cho thuê cũng có thể được tính là chi phí công tác, tuy nhiên chỉ bao gồm những chuyến đi dùng cho mục đích kinh doanh. Ví dụ, một chuyến đi đến thăm thành viên gia đình hoặc người quen sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ chi phí công tác.

Ví dụ về chi phí công tác có thể bao gồm:

- Vé máy bay và nhà ở nhằm phục vụ mục đích rõ ràng là hoạt động kinh doanh ở xa.

- Dịch vụ vận chuyển như taxi, xe buýt, hoặc xe lửa đến sân bay, chi phí công tác tại địa điểm đó.

- Chi phí bữa ăn và tiền tip, dịch vụ giặt khô cho quần áo và chi phí cho các cuộc gọi nhằm mục đích kinh doanh.

- Chi phí sử dụng máy fax và các thiết bị liên lạc khác khi đi công tác.

Mỗi quốc gia và công ty có những qui định riêng về các chứng từ cần phải cung cấp để một nhân viên yêu cầu bồi hoàn chi phí công tác. Tuy nhiên thường có những tiêu chí mà chứng từ cần phải đáp ứng, cụ thể như sau:

- Thời gian: Ngày chi phí phát sinh thường sẽ được liệt kê trên biên lai hoặc cuống phiếu thanh toán thẻ, sổ hẹn, sổ kế hoạch ngày và các tài liệu tương tự có ngày được in sẵn trên mỗi trang, trong đó các mục trên trang thích hợp sẽ tự động ghi ngày phát sinh chi phí.

- Số tiền: Bạn đã chi bao nhiêu, bao gồm thuế và tiền tip.

- Nơi phát sinh chi phí: Bản chất và địa điểm của nơi phát sinh chi phí thuờng sẽ được hiển thị trên biên lai.

- Mục đích kinh doanh: Cho thấy rằng chi phí đã phát sinh nhằm mục đích thực hiện kinh doanh cho doanh nghiệp, ví dụ như một bữa ăn để phát triển các mối quan hệ kinh doanh hiện tại.

(Theo Investopedia và Inman)