Văn phòng ảo (Virtual Office) là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

Hình minh họa. Nguồn: makeoffices.com

Văn phòng ảo

Khái niệm

Văn phòng ảo trong tiếng Anh là Virtual Office.

Văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính hay phải thuê một địa điểm trong dài hạn. 

Với một văn phòng ảo, nhân viên công ty có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn có địa chỉ mail, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và họp trực tuyến.

Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một vị trí cố định. Kiểu thiết lập này đặc biệt phổ biến với các công ty mới khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí hoạt động. 

Sự xuất hiện của các phần mềm và dịch vụ văn phòng dựa trên web, như họp trực tuyến, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của các văn phòng ảo.

Văn phòng ảo cũng có thể giúp tăng năng suất, vì các dịch vụ của nó giải phóng nhân viên khỏi các nhiệm vụ hành chính, cũng như không tốn thời gian di chuyển. Nhân viên có thể làm việc tại địa điểm thuận tiện nhất và doanh nghiệp có thể thuê những nhân viên khác sống ngoài địa phương.

Khi nhiều người muốn làm việc từ xa, lợi ích của một văn phòng ảo ngay lập tức trở nên nổi bật. Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều dễ dàng. Một số người có thể thấy việc lên thời gian biểu làm việc cho không gian văn phòng ảo cũng khó khăn không kém gì những xung đột của việc sắp xếp lịch họp trong một văn phòng vật lí.

Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

Ưu điểm của văn phòng ảo

Có hai điểm hấp dẫn chính đối với một văn phòng ảo. Thứ nhất, chi phí duy trì một văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống, do văn phòng ảo không tốn chi phí vệ sinh và bảo trì.

Một văn phòng ảo cũng có thể được thuê theo từng tháng, nên nó mang lại tính linh hoạt cao hơn trong trường hợp việc kinh doanh của người dùng thay đổi (không phải chờ hợp đồng thuê hết hạn hoặc phát sinh chi phí bồi thường chấm dứt hợp đồng trước khi hết hạn).

Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ mail, trả lời điện thoại và dịch vụ họp trực tuyến. Do đó, một doanh nghiệp nhỏ có thể tỏ ra là có qui mô lớn hơn thực tế. Nó cũng có thể cung cấp một hoặc nhiều địa chỉ vật lí thực tế để người dùng gặp gỡ khách hàng. 

Đôi khi, địa chỉ đó có thể tạo ra uy tín cho người dùng văn phòng ảo, ví dụ như nếu nó nằm tại một tòa nhà hay một đường phố nổi tiếng. Một dịch vụ trả lời điện thoại chuyên nghiệp cũng có thể mang lại tác dụng tương tự.

Nhược điểm của văn phòng ảo

Một số dịch vụ của văn phòng ảo có thể yêu cầu phải lập kế hoạch trước. Ví dụ, nhiều gói thuê văn phòng ảo chỉ đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng họp thực tế hoặc dịch vụ hội nghị trực tuyến bị giới hạn.

Văn phòng ảo cũng có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm và cuối tuần, Người dùng có thể thấy đây là sự thiếu linh hoạt và bất tiện. 

Văn phòng ảo cũng có khả năng gây mất tập trung cho nhân viên khi làm việc tại nhà, một số người có thể không làm việc hiệu quả khi làm việc trong môi trường văn phòng ảo.

(Theo investopedia)