Quyền hạn tham mưu (Staff authority) là gì? Hạn chế

Quyền hạn tham mưu (tiếng Anh: Staff authority) là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lí khác.

05-10-2019

03-10-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: reference)

Quyền hạn tham mưu

Khái niệm

Quyền hạn tham mưu trong tiếng Anh được gọi là Staff authority.

Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lí khác.

Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các tham mưu (hay bộ phận tham mưu) là điều tra, khảo sát, phân tích và đưa ra ý kiến tư vấn cho những nhà quản lí mà họ có trách nhiệm phải quan hệ.

Sản phẩm lao động của người hay bộ phận tham mưu là lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng.

Tham mưu còn thực hiện sự trợ giúp trong triển khai chính sách, giám sát và đánh giá; trong các vấn đề pháp lí và tài chính; trong thiết kế và vận hành hệ thống dữ liệu...

Hạn chế

Những hạn chế trong việc sử dụng tham mưu

Mặc dù mối quan hệ tham mưu luôn là cần thiết đối với các tổ chức và có thể giúp tổ chức thành công hơn rất nhiều, bản chất của quyền hạn tham mưu và sự phức tạp trong việc nhận thức nó có thể dẫn đến một số vấn đề nhất định trong thực hành như:

- Nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến

Nếu các tham mưu quên mất rằng họ cần góp ý và trợ giúp chứ không phải ra lệnh, nếu họ bỏ qua một thực tế là giá trị của họ nằm ở chỗ giúp thêm sức mạnh cho các nhà quản lí trực tuyến.

- Thiếu trách nhiệm của các tham mưu

Bộ phận tham mưu chỉ đưa ra lời khuyên. Những bộ phận khác phải xem có chấp nhận lời khuyên và biến lời khuyên thành quyết định của chính mình không. Điều đó tạo môi trường lí tưởng cho tình trạng đổ lỗi cho nhau.

- Các lời khuyên thiếu căn cứ, thiếu tính thực tiễn

Lập luận rằng sự có mặt của tham mưu cho phép người có thẩm quyền ra quyết định dành thời gian làm những việc quan trọng hơn là rất hấp dẫn, nhưng có thể bỏ qua khả năng là tham mưu có thể suy nghĩ vô căn cứ bởi vì họ không phải thực hiện những gì họ đề xuất.

Biện pháp

Làm cho tham mưu trở nên có hiệu lực và hiệu quả

Mối quan hệ trực tuyến - tham mưu không chỉ là một trong những vấn đề phức tạp nhất mà các tổ chức phải đương đầu, mà còn là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng phi hiệu lực và hiệu quả.

Giải quyết hợp lí mối quan hệ này đòi hỏi kĩ năng quản lí ở trình độ cao với việc tuân thủ các yêu cầu sau đây:

- Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn

Trực tuyến có nghĩa là quyết định và chịu trách nhiệm đối với sự thực hiện. Ngược lại, tham mưu lại chứa đựng quyền hỗ trợ và cố vấn. Trực tuyến có thể ra lệnh, còn tham mưu phải đề xuất những kiến nghị của mình.

- Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức

Các nhà quản lí trực tuyến cần nhận rõ rằng tham mưu thạo việc sẽ đưa ra những đề xuất hỗ trợ chứ không làm giảm uy tín của họ.

- Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin

Ngay cả tham mưu giỏi nhất cũng không thể đưa ra lời khuyên chính xác nếu không được thông tin thường xuyên về những vấn đề thuộc lĩnh vực của họ.

Để tham mưu có thể hoạt động như mong muốn, các nhà quản lí trực tuyến cần thông báo cho tham mưu của mình các quyết định có liên quan đến công việc và tạo điều kiện để tham mưu có được thông tin cần thiết cho việc đề ra các kiến nghị.

- Bảo đảm tham mưu toàn diện

Tham mưu phải là người đưa ra cách giải quyết vấn đề chứ không phải là người chỉ nêu lên hàng núi vấn đề làm rối trí người phải quyết định.

Tham mưu toàn diện bao hàm việc đưa ra được và trình bày rõ ràng phương án quyết định tối ưu trên cơ sở:

Xem xét đầy đủ vấn đề, làm rõ những khía cạnh có liên quan, lựa chọn xác đáng từ những khả năng hành động và phương tiện có thể, sao cho nhà quản lí có thể chấp nhận hay từ chối đề xuất mà không mất nhiều công nghiên cứu, không phải hội họp nhiều, hay không cần đến các công việc không cần thiết khác.

(Tài liệu tham khảo: Tổ chức và quản lí tổ chức, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)

Quyền hạn trực tuyến (Line authority) trong tổ chức là gì?