Quĩ giao dịch tiền mặt là gì? Nghiệp vụ quản lí

Quĩ giao dịch tiền mặt

Khái niệm

Quĩ giao dịch tiền mặt là số tiền mặt thực tế được hình thành tại các đơn vị Kho bạc Nhà nước (KBNN) có giao dịch trực tiếp tiền mặt với khách hàng để phục vụ cho hoạt động thu, chi tiền mặt thường xuyên.

Nghiệp vụ quản lí

Việc thu chi chỉ thực hiện theo các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ kế toán thu, chi phải lập kèm bảng kê phân loại số tiền thu, chi. Khách hàng nộp tiền phải chứng kiến kiểm đếm, khách hàng nhận tiền phải kiểm đếm tiền trước khi rời khỏi quầy KBNN.

Sau khi thu tiền mặt của khách hàng, thủ quĩ mới ghi vào sổ thu tiền của quầy, kí tên trên các chứng từ thu và bảng kê thu tiền. Khi chi tiền, thủ quĩ ghi sổ tiền mặt của quầy, kí tên trên chứng từ, bảng kê trước rồi mới phát tiền cho khách hàng. 

Sau khi hoàn thành mỗi món thu, chi, thủ quĩ giao ngay các chứng từ thu, chi cho kế toán bằng đường dây nội bộ. 

Hằng ngày, các bảng kê phân loại tiền được đóng thành từng tập gồm hai phần thu và chi. Phần thu xếp trên, phần chi xếp dưới. Trong từng phần, phải sắp xếp theo thứ tự các chứng từ kế toán phát sinh từ đầu đến cuối ngày giao dịch.

Khi thu, chi với khách hàng nhân viên thu, chi phải nhận tiền và kiểm sơ bộ tổng số tiền (bao tiền, bó tiền hoặc thếp tiền), sau đó đếm từng tờ giấy bạc, kiểm, đếm các loại tiền có giá trị lớn trước, tiền giá trị nhỏ sau. 

Kho bạc nhận tiền của khách hàng khi kiểm đếm phải qua tay hai người. Kiểm tra theo thứ tự lần lượt từng bao, bó, thếp tiền, không để lẫn lộn tiền đã kiểm tra với tiền chưa kiểm tra. Kiểm tra phát hiện tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu hành. 

Trước khi kiểm đếm phải kiểm tra niêm phong, khi đếm xong 01 bao, 01 bó tiền nếu đủ, thì phải hủy ngay niêm phong, nếu thiếu, thì phải lập biên bản kèm tờ niêm phong.

Tiền mặt giao nhận trong nội bộ quĩ giao dịch thực hiện theo bó nguyên niêm phong bằng giấy mỏng, ghi đầy đủ các nội dung, yếu tố sau: tên KBNN, loại tiền, số lượng, số tiền, họ và tên, chữ kí người kiểm đếm, đóng bao, đóng bó và niêm phong.

Mọi quan hệ giao dịch đều thực hiện thông qua thủ quĩ, hai bộ phận thu, chi không được phép giao dịch trực tiếp với nhau. Số tiền mặt còn tồn lại ở bộ phận thu, chi cuối ngày phải kiểm đếm, niêm phong giao lại cho thủ quĩ. 

Số tiền mặt bộ phận thu nộp lại cho thủ quĩ phải bằng với tổng số tiền mặt thu được trong ngày. Số tiền mặt bộ phận chi nộp lại bằng số tiền mặt đã nhận trong ngày trừ số tiền mặt đã chi trong ngày. Khi giao nhận thủ quĩ và tổ trưởng tổ thu, chi phải ghi vào sổ giao nhận tiền có chữ kí xác nhận của các bên.

Khi phát hiện thiếu tiền trong các bao nguyên niêm phong, thì người có tên trên bao niêm phong phải có trách nhiệm bồi hoàn số tiền thiếu đó. Trong quá trình giao dịch, nếu thiếu tiền ở bộ phận nào của quĩ giao dịch, thì thủ quĩ của bộ phận đó phải chịu trách nhiệm bồi hoàn. 

Số tiền thừa phải lập phiếu thu nhập vào quĩ tiền mặt. Nghiêm cấm hành vi lấy tiền thừa tại quĩ để bù đắp tiền thiếu. Tiền rách nát phải bảo quản riêng, định kì đổi cho Ngân hàng Nhà nước lấy tiền lành. 

Thành viên ban quản lí quĩ phải trực tiếp xem xét kĩ việc đóng gói và niêm phong bó tiền, bao tiền. Đối với tiền chưa chẵn bó phải kiểm từng tờ. 

Sau khi kiểm kê phải đối chiếu tổng số tiền mặt thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ quĩ và sổ kế toán. Nếu có sự chênh lệch, phải xác định nguyên nhân, qui trách nhiệm, xử lí kịp thời theo đúng qui định. Kiểm kê xong phải xác nhận trên sổ quĩ, sổ nhật kí quĩ, sổ kiểm kê.

(Tài liệu tham khảo: Nghiệp vụ quản lí và kế toán Kho bạc Nhà nước, TS. Lê Quang Cường, TS. Nguyễn Kim Quyến, NXB Lao Động, 2008)