Quản lí giá trị thu được (Earned Value Management - EVM) là gì?

Quản lí giá trị thu được

Khái niệm

Quản lí giá trị thu được trong tiếng Anh gọi là Earned Value Management, viết tắt là EVM.

Quản lí giá trị thu được là công cụ đo lường kết quả thực hiện của dự án có kết hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí. 

Với kế hoạch cơ sở về chi phí thực hiện, giám đốc dự án và nhóm dự án có thể xác định mức độ thực hiện dự án đáp ứng mục tiêu về mặt phạm vi, thời gian và chi phí bằng cách nhập các dữ liệu thực tế và so sánh chúng với kế hoạch cơ sở.

Kế hoạch cơ sở là kế hoạch dự án ban đầu với những thay đổi được chấp nhận. Thông tin thực tế bao gồm các công việc có được hoàn thành không hoặc mức độ hoàn thành, thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế của công việc, chi phí thực tế để hoàn thành công việc.

Đặc điểm của quản lí giá trị thu được

Quản lí giá trị thu được bao gồm việc tính toán 3 giá trị cho các hoạt động hoặc cho nhóm hoạt động ảnh của dự án:

Chi phí theo kế hoạch (Planned Value - PV): là số ngân sách trong tổng ngân sách ước tính ảnh theo kế hoạch được chi để thực hiện một hoạt động trong một thời gian nhất định. 

Giả sử một dự án có công việc mua và cài đặt máy chủ cho web mới. Theo kế hoạch, hoạt động này sẽ diễn ra trong vòng một tuần và chi phí là $10,000 cho lao động trực tiếp, phần cứng và phần mềm của dự án. Khi đó giá trị theo kế hoạch PV cho hoạt động này trong vòng một tuần là $10.000.

Chi phí thực tế (Actual Cost - AC): là tổng chi phí trực tiếp và gián tiếp thực tế để hoàn thành công việc theo thời gian thực tế. 

Ví dụ, giả sử công việc mua sắm và lắp đặt máy chủ cho web mới trên thực tế diễn ra trong hai tuần và chi phí là $20,000. Giả sử rằng $15,000 chi phí được tế này là xảy ra trong một tuần và $5,000 là xảy ra ở tuần hai. Đây là những chi phí thực tế của công việc theo tuần.

Giá trị thu được (Earned Value - EV): là những tính toán về giá trị chi phí thực tế ở thời điểm tính toán. Nó dựa trên chi phí kế hoạch ban đầu cho dự án hoặc cho hoạt động và tỉ lệ mà nhóm dự án hoàn thành công việc đến thời điểm tính toán. 

Tỉ lệ thực hiện là tỉ lệ công việc thực tế được hoàn thành trong thời gian thực hiện dự án hai công việc. 

Ví dụ, việc cài máy chủ hoàn thành được một nửa ở cuối tuần một. Như vậy, mức độ hoàn thành công việc là 50% bởi vì cuối tuần một thì dự án đáng lẽ đã phải được hoàn thành 100% theo kế hoạch, nhưng thực tế mới chỉ có 50% lượng công việc được thực hiện.

Ý nghĩa của quản lí giá trị thu được

EVM là công cụ đo lường mọi giá trị chi phí theo kế hoạch gốc PV. 

Do vậy, công cụ này chỉ hiệu quả khi số liệu kế hoạch đưa ra là số liệu đáng tin cậy, tuy nhiên đối với rất nhiều doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp trong ngành công nghệ thông tin thì rất khó để có thể đưa ra ước lượng kế hoạch chuẩn xác được. Và số liệu để tính EV cần phải có mức độ hoàn thành công việc, tuy nhiên con số này cũng có thể gây ra nhiều hiểu lầm. 

Để giúp cho công cụ quản lí giá trị thu được EVM trở nên đơn giản cho việc sử dụng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức độ chi tiết mà vẫn có được những ưu điểm của công cụ này.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Dự án, NXB Lao động)