Phòng dữ liệu ảo (Virtual data room - VDR) là gì? Đặc điểm và ứng dụng

Ảnh minh họa. Nguồn: Finances Online.

Phòng dữ liệu ảo

Khái niệm

Phòng dữ liệu ảo trong tiếng Anh là Virtual data room, viết tắt là VDR.

Phòng dữ liệu ảo (VDR), còn được gọi là phòng giao dịch, là kho lưu trữ trực tuyến an toàn để lưu trữ và phân phối tài liệu. Nó thường được sử dụng trong quá trình thẩm định chi tiết trước các thương vụ sáp nhập hoặc mua lại để kiểm tra, chia sẻ và công bố tài liệu của công ty.

Đặc điểm của phòng dữ liệu ảo

Các phòng dữ liệu ảo đang ngày càng thay thế các phòng dữ liệu vật lí thường được sử dụng để công bố và chia sẻ tài liệu. Với sự toàn cầu hóa kinh doanh và tăng cường giám sát để giảm chi phí, các phòng dữ liệu ảo là một sự thay thế hấp dẫn cho các phòng dữ liệu vật lí truyền thống. 

Phòng dữ liệu ảo có thể truy cập rộng rãi, có sẵn ngay lập tức và an toàn hơn. Khi mối lo ngại về bảo mật và các sự cố vi phạm gia tăng, các nhà cung cấp VDR đang phát triển các cơ sở dữ liệu tinh vi và đáng tin cậy hơn. 

Các sự kiện phát hành công khai lần đầu (IPO), hoạt động kiểm toán, công ty hợp danh và các công ty khác phải làm việc và chia sẻ thông tin chung sẽ sử dụng các phòng dữ liệu ảo.

Ứng dụng của phòng dữ liệu ảo

Các thương vụ sáp nhập và mua lại (M&A) sử dụng VDR nhiều nhất. Các kho lưu trữ này cung cấp các dữ liệu thẩm định chi tiết trong quá trình hoàn tất thỏa thuận. Các giao dịch kinh doanh này liên quan đến một lượng lớn tài liệu, nhiều tài liệu được bảo mật và chứa thông tin nhạy cảm. Sử dụng VDR là một cách an toàn và đáng tin cậy cho tất cả các bên liên quan để xem xét và trao đổi tài liệu khi họ tham gia đàm phán.

Các doanh nghiệp thường làm việc với nhau để sản xuất và chế tạo các sản phẩm trong quá trình xây dựng tòa nhà và cung cấp dịch vụ. Hình thành và duy trì các mối quan hệ kinh doanh này đòi hỏi phải có hợp đồng và việc truyền dữ liệu thường xuyên. 

Các phòng dữ liệu ảo hỗ trợ việc lưu trữ các hợp đồng này và các tài liệu có sẵn cần thiết để tiếp tục hợp tác kinh doanh. Ví dụ, những thay đổi được thực hiện đối với bản thiết kế của một cấu trúc bởi một kĩ sư ngay lập tức đưa lên cho tất cả các nhà thầu tham gia vào dự án xem xét.

Kiểm toán các chính sách, tuân thủ và tài khoản của công ty là một thông lệ phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp. Quá trình này thường là một vấn đề vì nhân viên phải tương tác với các bộ phận quản lí và điều chỉnh bên ngoài. Ngoài ra, ngày nay nhiều công ty có văn phòng ở các địa điểm xa và trên toàn cầu ở các múi giờ khác nhau. 

Việc sử dụng phòng dữ liệu ảo cho phép luật sư, kế toán viên, cơ quan quản lí nội bộ và bên ngoài cùng các bên liên quan khác có điểm truy cập tập trung. Một hệ thống trung tâm sẽ giúp giảm lỗi và tiết kiệm thời gian. 

Ngoài ra, phòng dữ liệu ảo cũng cung cấp sự minh bạch trong giao tiếp. Tùy thuộc vào loại kiểm toán, mức độ truy cập và thẩm quyền sẽ khác nhau.

(Theo Investopedia)