Hoạt động kiểm soát nội bộ (Internal control activities) là gì? Quá trình kiểm soát

Hoạt động kiểm soát nội bộ (tiếng Anh: Internal control activities) là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng giám đốc, ban quản trị và những cá nhân liên quan.

10-09-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: amcham)

Hoạt động kiểm soát nội bộ

Khái niệm

Hoạt động kiểm soát nội bộ trong tiếng Anh được gọi là internal control activities.

Hoạt động kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng giám đốc, ban quản trị và những cá nhân liên quan, được thiết kế nhằm đảm bảo đạt được những mục tiêu: độ tin cậy của các thông tin báo cáo; thực hiện các chế độ pháp lí và những qui định; hiệu năng và hiệu quả của hoạt động và bảo vệ tài sản.

Bảo vệ an toàn các tài sản bao gồm những hoạt động kiểm soát được thiết kế để chống lại những hành vi khác nhau như lấy trộm tài sản, sử dụng bất hợp pháp, mua sắm và thanh lí tài sản không được phê chuẩn.

Quá trình kiểm soát

Quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính sách để đảm bảo tất cả các nghiệp vụ được ghi chép đã được phê chuẩn, được ghi chép đúng kì, được ghi chính xác giá trị và các tài sản được bảo vệ phù hợp.

Hoạt động kiểm soát nội bộ tốt còn sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin phản hồi cho ban quản trị về hiệu quả của những thủ tục kiểm soát đã thiết lập.

Ban quản trị có thể lựa chọn những thủ tục kiểm soát đa dạng khác nhau nhằm tạo ra một cơ cấu kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp.

Chẳng hạn, ban quản trị đảm bảo trách nhiệm được phân chia giữa một người nhận tiền và một cá nhân khác ghi nhận khoản phải thu. Kiểm soát có thể được chi tiết trong mỗi trường hợp cụ thể.

Vai trò của hoạt động kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Kiểm soát là một chức năng của quản lí

Quá trình quản lí bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn). Ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chương trình, kế hoạch...

Kiểm soát không phải là một giai đoạn của quản lí nhưng xuất hiện trong các giai đoạn khác nhau của quản lí.

Trong một công ty, hoạt động kiểm soát đóng vai trò quan trọng đối với các cổ đông, đặc biệt là kiểm soát đối với các kết quả tài chính. Nếu hoạt động kiểm soát nội bộ kém thì kết quả tài chính thường là nghèo nàn và có thể là kết quả thua lỗ.

Trong nhiều nghiên cứu về thất bại của công ty thì nguyên nhân chủ yếu đã được tổng hợp là sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự thiếu vắng hoạt động kiểm soát thường bắt đầu từ nhà quản lí cấp cao quản lí công ty.

Hoạt động kiểm soát không hiệu quả không những là nguyên nhân của những hành vi gian lận mà nó còn có thể ảnh hưởng tới sự tồn tại của doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều hoạt động kinh doanh mới nhanh chóng bị thất bại vì công ty đã không quan tâm tới việc xây dựng nền tảng kiểm soát tốt đối với các hoạt động.

Những nghiên cứu cho thấy, có tới hơn 80% những gian lận tài chính do ủy ban chứng khoán (Stock Exchange Committee – SEC) phát hiện có liên quan tới nhà quản lí cấp cao trong doanh nghiệp kể cả giám đốc điều hành (Chief Executive Officer – CEO) hoặc giám đốc tài chính (Chief Financial Officer - CFO).

Báo cáo về hoạt động kiểm soát nội bộ

Thông thường, những báo cáo về hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp được chia thành 5 loại sau đây:

- Báo cáo nội bộ cho ban quản trị

Ban quản trị thường mong muốn báo cáo về chất lượng của hoạt động kiểm soát nội bộ để đảm bảo công ty có thể đạt được những mục tiêu chính và để đảm bảo hệ thống này không chỉ ra những "rủi ro không cần thiết".

- Báo cáo ngoại kiểm từ ban quản trị

Ban quản trị cũng có thể được yêu cầu đưa ra báo cáo về đánh giá đối với hệ thống kiểm soát.

- Báo cáo theo yêu cầu về tính tuân thủ

Dạng báo cáo này thường tồn tại trong những điều kiện, tình huống nhất định.

- Báo cáo về thương mại điện tử

Những báo cáo này tồn tại ở những quốc gia có hoạt động thương mại điện tử phát triển. Các báo cáo về thương mại điện tử sẽ cung cấp thông tin đồng thời giám sát các nghiệp vụ giao dịch điện tử.

- Báo cáo của uỷ ban kiểm toán

Các uỷ ban kiểm toán được yêu cầu phát hành các báo cáo về trách nhiệm của họ trong đó bao gồm cả đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ. Báo cáo này thường có nội dung giống với báo cáo nội bộ cho ban quản trị.

(Tài liệu tham khảo: Đánh giá hệ thống kiẻm soát nội bộ, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)

Kĩ thuật tính toán (Reperformance procedures) trong thu thập bằng chứng kiểm toán là gì?