Hồ sơ thông tin khách hàng (Customer Information File - CIF) là gì?

Hồ sơ thông tin khách hàng

Khái niệm

Hồ sơ thông tin khách hàng trong tiếng Anh là Customer Information File, viết tắt là CIF.

Hồ sơ thông tin khách hàng là một tệp tin điện tử lưu trữ tất cả thông tin thích hợp về thông tin cá nhân và thông tin tài khoản của khách hàng. 

Hồ sơ thông tin khách hàng (CIF) chứa số CIF, cho phép doanh nghiệp xem được tài khoản khách hàng của mình theo mối quan hệ tín dụng. Mặc dù nhiều ngành công nghiệp cũng có tệp khách hàng, nhưng CIF theo thường lệ được dùng trong ngành ngân hàng. CIF tại ngân hàng có thể bao gồm các mối quan hệ tín dụng của khách hàng, tài khoản được sở hữu và thông tin sở hữu. 

Đặc điểm

CIF ghi lại các thông tin số liệu quan trọng của khách hàng như số dư tài khoản và giao dịch, và các loại tài khoản được nắm giữ. Nó cập nhật thường xuyên mỗi ngày để đảm bảo độ chính xác và được sử dụng để hỗ trợ các chức năng quản lí và dịch vụ khác nhau.

CIF cung cấp cho doanh nghiệp một bản tóm tắt về tất cả các hoạt động liên quan đến một khách hàng cụ thể. Ngày nay, CIF thường được chứa ở định dạng điện tử cùng với số CIF tương ứng. Tuy nhiên, CIF cũng tồn tại ở dạng bản cứng, thường chứa các tài liệu liên quan như thẻ chữ kí mẫu được sử dụng trong quá trình mở tài khoản. CIF có chức năng như một điểm trung tâm để kiểm tra dữ liệu khách hàng mà không cần phải tra cứu từng tài khoản hoặc giao dịch riêng lẻ. 

Ngân hàng thương mại sử dụng CIF để hiển thị các sản phẩm tín dụng khác nhau đang được sử dụng bởi một khách hàng, ví dụ như khoản cho vay kinh doanh và thẻ tín dụng. 

CIF cũng có thể hiển thị thông tin liên quan đến bất kì yêu cầu nào trong quá khứ, để giúp cung cấp thông tin mục tiêu cho mục đích bán chéo, cung cấp các sản phẩm bổ sung cho khách hàng hiện tại. 

CIF và bảo mật dữ liệu

Bất kì doanh nghiệp hoặc thực thể kinh doanh nào ghi lại thông tin của khách hàng cụ thể, đều được yêu cầu tiết lộ cách thức thu thập và cách sử dụng thông tin đó. Ngoài ra, doanh nghiệp được yêu cầu thực hiện các bước tối thiểu nhất định để bảo vệ dữ liệu khỏi sự lộ thông tin vô tình hoặc ép buộc từ các bên trái phép. 

Một số điểm cần lưu ý

CIF và dữ liệu của nó thường được sử dụng làm công cụ marketing. Ví dụ: CIF của các nhà bán lẻ trực tuyến có thể bao gồm thông tin về lịch sử tìm kiếm trên web, các sản phẩm được xem và thanh toán trước đó. Hành vi tìm kiếm và duyệt web của khách hàng giúp các công ty trực tuyến xác định các mặt hàng nào khác có thể khiến khách hàng quan tâm, từ đó thu hút thêm doanh số.

Các nhà cung cấp dịch vụ cũng duy trì CIF cho mục đích marketing trong tương lai. Chúng có thể là thông báo cho người tiêu dùng về dịch vụ mà họ sử dụng trong các khoảng thời gian cụ thể, ví dụ dịch vụ bảo dưỡng xe. Bằng cách thu thập thông tin về thời điểm dịch vụ được sử dụng lần cuối, công ty có thể dự đoán khi nào khách nào cần nó trong tương lai và gửi lời nhắc. 

Ví dụ về hồ sơ thông tin khách hàng

Một CIF thường chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII). Chúng có thể bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng cho các mục đích thực hiện thanh toán. CIF cũng có thể bao gồm ngày sinh của một người và số an sinh xã hội, thường được yêu cầu nhiều hơn trong ngân hàng hoặc trong các trường hợp tín dụng có liên quan. Những thông tin thêm như chủng tộc và giới tính, cũng có thể được bao gồm trong phần thông tin có sẵn.

(Theo Investopedia)