Trợ lí ảo (Virtual Assistant) là gì? Đặc điểm

Ảnh minh họa. Nguồn: SDF Systems.

Trợ lí ảo

Khái niệm

Trợ lí ảo trong tiếng Anh là Virtual Assistant.

Trợ lí ảo là một nhân viên tự do cung cấp dịch vụ hành chính cho khách hàng nhưng lại hoạt động bên ngoài văn phòng của khách hàng. Một trợ lí ảo thường hoạt động từ một văn phòng tại nhà nhưng có thể truy cập từ xa các tài liệu kế hoạch cần thiết, chẳng hạn như lịch làm việc chung. Những người làm việc như trợ lí ảo thường có nhiều năm kinh nghiệm quản lí văn phòng hoặc thư kí.

Đặc điểm và nhiệm vụ của Trợ lí ảo

Trợ lí ảo trở nên phổ biến hơn khi các doanh nghiệp tăng cường sử dụng Internet cho các hoạt động hàng ngày. Bởi vì trợ lí ảo là một nhân viên độc lập, nên doanh nghiệp không phải cung cấp những lợi ích giống như cho một nhân viên toàn thời gian. Ngoài ra, vì trợ lí ảo làm việc bên ngoài, họ không cần bàn hoặc không gian làm việc khác tại văn phòng của công ty.

Nhiệm vụ cụ thể của một trợ lí ảo thay đổi tùy theo nhu cầu của khách hàng và các điều khoản của hợp đồng. Một số trợ lí ảo xử lí các nhiệm vụ văn thư và kế toán, trong khi những người khác có thể đăng cập nhật thường xuyên lên phương tiện truyền thông xã hội hoặc viết bài cho blog. Một trợ lí ảo toàn diện cũng có thể phải xử lí các công việc sắp xếp công tác, lên lịch hẹn, nhập dữ liệu và lưu trữ dữ liệu trực tuyến.

Trước khi thuê một trợ lí ảo, khách hàng có thể đảm bảo mối quan hệ làm việc suôn sẻ hơn bằng cách đưa ra các hướng dẫn chi tiết về các nhiệm vụ họ cần phải thực hiện. Một hướng dẫn bằng văn bản làm giảm nguy cơ hiểu lầm có thể xảy ra trong một mối quan hệ làm việc từ xa.

Cách thức doanh nghiệp thuê trợ lí ảo

Với số lượng nhân viên tự do làm việc tại nhà ngày càng tăng, thị trường việc làm đã chứng kiến sự phát triển của các công ty xây dựng nền tảng web đóng vai trò trung gian giữa các nhà tuyển dụng và nhân viên tự do tiềm năng. Một số trang web có mạng lưới công việc khổng lồ được tạo bởi rất nhiều nhân viên tự do với nhiều kinh nghiệm và chuyên môn trên toàn cầu.

Trên các trang này, khách hàng có thể đăng chi tiết về loại nhiệm vụ họ cần trợ lí ảo thực hiện và mức tối đa mà họ sẵn sàng trả. Những nhân viên tự do sau đó có thể nộp đơn cho công việc và đưa cho khách hàng bản mẫu của mình để khách hàng xem xét. Trong một số trường hợp, khách hàng có thể thiết lập một cuộc họp video để phỏng vấn ứng viên và để đánh giá kĩ hơn trình độ của họ.

Đối với khách hàng, một lợi thế của việc thuê trợ lí ảo là sự linh hoạt vì họ chỉ kí hợp đồng cho các dịch vụ mà họ cần. Tùy thuộc vào các điều khoản của thỏa thuận, một số trợ lí ảo có thể được trả theo nhiệm vụ thay vì theo giờ. Ngược lại, nhân viên trong một văn phòng truyền thống thường phải được trả cho một số giờ cố định mỗi ngày.

(Theo Investopedia)