Quản lí trao đổi thông tin dự án là gì? Vai trò

Quản lí trao đổi thông tin dự án

Khái niệm

Quản lí trao đổi thông tin dự án là quá trình quản lí nhằm đảm bảo cho việc truyền đạt, thu thập và trao đổi một cách hợp lí các thông tin cần thiết cho việc thực hiện dự án.

Hệ thống thông tin rất cần thiết và quan trọng trong mọi hoạt động của quản lí dự án. Nội dung của quản lí thông tin bao gồm: Thu thập thông tin, xử lí và phân tích thông tin, cung cấp và trao đổi thông tin.

Vai trò của thông tin trong quản lí dự án

Thông tin trong quản lí dự án có những vai trò quan trọng như sau:

- Thông tin là cần thiết để hiểu biết đầy đủ về thực trạng các hoạt động của dự án. Cập nhật kịp thời và thường xuyên tình hình thực hiện và kết quả đạt được để có những quyết định và giải pháp đúng trong công tác quản lí.

- Phản ánh những cơ hội để có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án

- Tăng cường khả năng điều hành của Ban quản lí dự án: Là cơ sở để người quản lí đề ra các quyết định nhằm tổ chức thực hiện dự án tốt hơn trong từng thời điểm của dự án như lựa chọn phương thức thực hiện tốt nhất, lựa chọn kĩ thuật, tổ chức lao động và phân bổ các nguồn lực.

- Là cơ sở để tăng cường sự điều phối và kết hợp các hoạt động và các bên liên quan đến dự án.

- Để những người ngoài có thể học tập và làm theo những kết quả và thành công của dự án.

Các kênh thông tin của dự án

Thông tin của dự án có thể thu thập từ nhiều kênh khác nhau như sau:

- Các báo cáo định kì và bất thường, các chứng từ sổ sách, tài liệu liên quan

- Kết quả kiểm tra định kì và bất thường

- Phản ánh của cộng đồng

- Trực tiếp nghe nhìn và quan sát

- Các kênh thông tin như tổ chức các cuộc họp, thư tín, điện thoại, công văn, thông qua các phương tiện truyền thông…

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Lập và quản lí dự án phát triển nông thông, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Tiến sĩ Hoàng Mạnh Quân, năm 2007)