Kaizen trong quản trị kinh doanh là gì? Lợi ích và các yếu tố quyết định thành công

Hình minh hoạ (Nguồn: afrogleap)

Kaizen 

Khái niệm

Kaizen trong tiếng Anh được gọi là Kaizen.

Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, Kai – liên tục, Zen – cải tiến.

Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là nhà quản trị hay công nhân trong tổ chức đó.

Vậy Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và sự nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản trị cũng như mỗi cán bộ công nhân viên. 

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước một trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản trị. 

Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới, nó nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản trị, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Đặc điểm của Kaizen

- Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc

- Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí

- Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo

- Đặc biệt nhấn mạnh hoạt động nhóm

- Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu

Lợi ích của Kaizen

- Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão)

- Giảm các lãnh phí, tăng năng suất

- Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến

- Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết

- Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí

- Xây dựng nền văn hoá công ty

Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN

- Cam kết của lãnh đạo cao nhất

Những nguyên tắc quản lí hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. 

Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo, phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: 

+ Xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân

+ Xu hướng quản lí theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản lí theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên được coi trọng hơn là vốn

+ Xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến

- Vai trò của cán bộ quản trị và lãnh đạo nhóm

Quản lí có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lí cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lí khác và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt được năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.

Để đạt được chức năng duy trì, nhà quản lí trước hết phải thiết lập được các chính sách, qui định, định hướng và các qui trình quản lí chuẩn mực.

Sau đó nhà quản lí phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các qui trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các qui định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực.

- Nỗ lực tham gia của mọi người

Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lí hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi cá nhân đều nỗ lực tham gia.

(Tài liệu tham khảo: Các yếu tố quyết định sự thành công của Kaizen, ĐH Duy Tân)