Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin (Information distributing and using system) là gì?

Hình minh họa (Nguồn: risk-academy)

Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin 

Khái niệm

Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin trong tiếng Anh tạm dịch là: Information distributing and using system.

Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin là cơ sở dữ liệu thường xuyên được cập nhật thông tin và luôn ở trạng thái dễ dàng sử dụng.

Các thông tin mareting sẽ không có giá trị, nếu nó không được sử dụng để ra các quyết định marketing. Vì vậy, ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin marketing không thể không nói đến việc nó được phân phối và sử dụng như thế nào. 

Một hệ thống thông tin marketing tốt phải luôn ở trong trạng thái sẵn sàng cung cấp các thông tin thiết thực cho nhà quản trị để họ ra các quyết định marketing kịp thời. 

Để làm được điều này, trong nhiều trường hợp, bộ phận thiết lập hệ thống thông tin marketing phải định kì làm báo cáo về kết quả thu thập các thông tin marketing thường xuyên ở bên ngoài và kết quả của các dự án nghiên cứu marketing.

Tuy nhiên, các nhà quản trị marketing không phải bao giờ cũng chờ đợi để có được thông tin theo báo cáo định kì, nhất là trong trường hợp phải xử lí tình huống đặc thù hoặc ra quyết định tức thời.

Để thực hiện được điều đó, rất nhiều công ty đã xây dựng mạng nội bộ (intranet) và hệ thống mạng liên kết giữa công ty với các đối tác bên ngoài (extranets). 

Mạng nội bộ có thể dễ dàng truy cập để tìm kiếm thông tin về các bản báo cáo của công ty được lưu trữ, các tài liệu thông tin dành cho nhân viên và các thông tin khác nữa. 

Mạng liên kết với bên ngoài cho phép các khách hàng quan trọng và các thành viên trong mạng giá trị (value network) truy cập để tìm kiếm thông tin về sản phẩm, danh sách khách hàng, các giao dịch với khách hàng, danh sách đặt hàng, lượng hàng tồn kho...

Nhờ công nghệ hiện đại, ngày nay các nhà quản trị marketing có thể truy cập trực tiếp vào hệ thống thông tin marketing của công ty ở mọi thời điểm và mọi vị trí. 

Từ mọi địa điểm, họ có thể lấy được thông tin từ công ty hay từ các dữ liệu bên ngoài, phân tích chúng nhờ sử dụng các phần mềm thống kê, chuẩn bị báo cáo, trình bày báo cáo rồi truyền đi cho các đối tượng khác trong mạng lưới của mình sử dụng.

(Tài liệu tham khảo: Marketing căn bản, GS.TS. Trần Minh Đạo, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018)