Hệ thống báo cáo nội bộ (Internal reporting systems) trong marketing là gì?

Hình minh họa (Nguồn: oreidasgraxas)

Hệ thống báo cáo nội bộ

Khái niệm

Hệ thống báo cáo nội bộ trong tiếng Anh tạm dịch là: Internal reporting systems.

Ngày nay, nhờ hệ thống máy tính được kết nối, hầu như ở bất kì công ty nào cũng có hệ thống thông tin nội bộ rất phong phú. 

Hệ thống báo cáo nội bộ là hệ thống, trong đó thông tin nội bộ của mỗi công ty có được nhờ thông qua chế độ báo cáo kế toán nội bộ, qua đó chúng phản ánh các chỉ tiêu về lượng tiêu thụ thường xuyên, tổng số chi phí, khối lượng dự trữ vật tư, sư chu chuyển tiền mặt. 

Bộ phận quản trị sản xuất lại có các thông tin tường trình về lịch sản xuất, tiến độ chuyển hàng và lượng tồn kho hàng hóa. Bộ phận dịch vụ khách hàng lại có thông tin về mức độ hài lòng của khách hàng và những tồn tại cần khắc phục. 

Bộ phận marketing có các thông tin về các giao dịch với khách hàng, các đặc điểm địa lí, tâm lí và hành vi mua hàng của họ. 

Lực lượng bán hàng cung cấp thông tin về phản ứng của các trung gian và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh. Các đối tác phân phối của công ty có thể cung cấp thông tin về các giao dịch tại điểm bán... 

Ý nghĩa

Ngày nay, người quản lí có thể nhận biết được nhiều thông tin đã được sắp xếp xử lí theo yêu cầu của quản trị marketing trong một thời gian ngắn. Nếu tận dụng tốt những thông tin này sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho các công ty. 

Công ty nào càng xử lí thông tin nội bộ chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị marketing thì càng giúp họ phát hiện và khai thác nhanh các cơ hội, đồng thời sẽ ứng phó kịp thời với những thách thức do sự biến đổi của môi trường, do đó cơ hội thành công càng cao và tránh rủi ro càng lớn.

Nhược điểm

Nhìn chung, thu thập thông tin nội bộ sẽ nhanh và tiết kiệm phí tổn, nhưng chúng có một số nhược điểm như: 

Nó thường được thu thập cho những mục đích khác, nên thông tin có thể không đầy đủ hoặc không ở dạng có thể phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định marketing, thông tin có thể lạc hậu, chi phí để cập nhật lại tốn kém; 

Cuối cùng là thông tin có thể quá đồ sộ ở những công ty lớn, đến mức người quản lí gặp khó khăn trong việc truy cập chúng.

(Tài liệu tham khảo: Marketing căn bản, GS.TS. Trần Minh Đạo, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018)