Đồng nhất các tài khoản (Account Reconcilement) là gì? Cách thức hoạt động

Đồng nhất các tài khoản

Khái niệm

Đồng nhất các tài khoản trong tiếng Anh là Account Reconcilement.

Đồng nhất các tài khoản là quá trình xác nhận rằng hai bản ghi giao dịch riêng biệt trong một tài khoản là như nhau. Cả tổ chức và cá nhân đều có thể thực hiện đồng nhất các tài khoản.

Ở cấp độ tổ chức, ngân hàng và nhà môi giới phải xem xét nội bộ các giao dịch giữa các mục nhập sổ cái chung và hồ sơ tài khoản cá nhân. Đồng nhất các tài khoản có thể giúp các tổ chức xác định chính xác các lỗi trong kế toán có thể chỉ ra sai lầm, tính toán sai hoặc khoản tiền mặt bị rò rỉ. Nhờ sự tự động hóa của máy tính, quá trình này được đẩy lên tiến độ nhanh hơn nhiều so với trước đây.

Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã thiết lập các tham số cho đồng nhất các tài khoản của doanh nghiệp. Trước đạo luật Sarbanes-Oxley, các tiêu chuẩn kế toán đã không tính đến sự cần thiết phải áp dụng các thực tiễn tốt nhất để đồng nhất các tài khoản. Hiện nay, các công ty được tổ chức theo tiêu chuẩn cao hơn nhiều cho kiểm soát nội bộ và thủ tục kiểm toán.

Sự đồng nhất cũng xảy ra khi một khách hàng của ngân hàng hoặc người môi giới xác nhận rằng hồ sơ cá nhân của anh ấy hoặc cô ấy phù hợp với những gì được báo cáo trên báo cáo định kì. Ở cấp độ cá nhân, cân bằng sổ séc là một hình thức đồng nhất các tài khoản. Thuật ngữ này cũng có thể đề cập đến việc cân bằng sổ sách và hồ sơ của một doanh nghiệp với các chương trình phần mềm và mục nhập dữ liệu.

Cách thức hoạt động của sự đồng nhất các tài khoản

Ở cấp độ tổ chức, việc đồng nhất các tài khoản có thể được thực hiện bằng cách tuân theo qui trình đơn giản hóa. Đầu tiên, phải thu thập tất cả các thông tin kế toán cần thiết. Sau đó, sao kê ngân hàng của công ty được so sánh với sổ cái. Bất kì khoản khấu trừ đang chờ xử lí nào trong sổ cái của công ty nên được khấu trừ khỏi số dư cuối, và mọi khoản tiền gửi đang chờ xử lí sẽ được thêm vào số dư cuối.

Nếu tài khoản phải chịu lãi, nó sẽ cần được tính toán. Séc chưa trả nợ nên được khấu trừ, cũng như các sai xót của ngân hàng như ghi nợ hoặc tín dụng không chính xác và các phí dịch vụ ngân hàng. Sau cùng, cả báo cáo công ty và sổ cái chung sẽ hiển thị cùng số dư cuối cùng. Bất kì lỗi nào còn lại ở cuối quá trình nên được điều tra bằng cách xác minh mọi giao dịch được ghi trong sổ cái, các khoản tiền gửi đang chờ xử lí và séc chưa thanh toán được hạch toán.

Các cá nhân có thể điều hòa các tài khoản cá nhân của họ bằng cách sử dụng một qui trình tương tự. Thay vì một sổ cái chung, họ sẽ so sánh các báo cáo ngân hàng hoặc báo cáo tài khoản tài chính khác của họ với một hồ sơ cá nhân về các khoản ghi nợ và tín dụng, chẳng hạn như sổ đăng kí séc. 

Tuy nhiên, nhờ sự ra đời của ngân hàng trực tuyến và sự suy giảm của séc giấy, nhiều cá nhân không còn thực hiện đồng nhất các tài khoản cho hầu hết các tài khoản tài chính của họ và phụ thuộc vào ngân hàng của họ để hiển thị số dư cuối cùng chính xác trong các cổng ngân hàng trực tuyến.

(Tài liệu tham khảo: investopedia.com)