Cuộc họp báo (Press Conference) là gì? Tại sao phải tổ chức họp báo?

Cuộc họp báo

Khái niệm

Cuộc họp báo trong tiếng Anh là Press Conference.

Cuộc họp báo là một sự kiện được tổ chức để phát tán chính thức thông tin và trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông. Các cuộc họp báo cũng được công bố để trả lời các vấn đề về quan hệ công chúng cụ thể. 

Các cuộc họp báo của công ty thường được dẫn dắt bởi người điều hành của công ty hoặc một nhân viên phụ trách liên lạc với báo chí hay nhân viên truyền thông. Với các nguồn lực hạn chế, đặc biệt là trong giai đoạn lợi nhuận hàng quí hoặc hàng năm, có thể khó thu hút sự chú ý lớn của truyền thông, trừ khi một công ty có một thông cáo thực sự đặc biệt hoặc đáng đưa lên mặt báo.

Các cuộc họp báo được tổ chức bởi các tập đoàn và các doanh nghiệp, chính trị gia và các quan chức chính phủ khác. 

Đặc điểm của một cuộc họp báo 

Các cuộc họp báo được tổ chức bởi các công ty hoặc cá nhân và có sự tham gia của giới truyền thông. Trong sự kiện này, một hoặc nhiều diễn giả có thể diễn thuyết trước những người tham dự. Phóng viên sau đó có thể đặt câu hỏi. 

Trước khi một cuộc họp báo diễn ra, một công ty có thể đưa ra thông cáo báo chí, nêu rõ bản chất của sự kiện. Đôi khi, những điều này đã được đưa ra đầy đủ trước họp báo. 

Một công ty có cơ hội đưa câu chuyện tin tức của mình ra công chúng một cách thuận lợi nhất là khi họ mời giới truyền thông đến các sự kiện đặc biệt của họ. Trong các trường hợp đó, các công ty ít được biết đến có thể muốn tăng tầm vóc của họ trên các phương tiện truyền thông, bằng cách tạo điều kiện để các cơ quan báo chí dễ dàng đưa tin về các sự kiện của công ty. 

Bằng việc tiếp xúc thuận lợi với truyền thông, các công ty có thể có được sự nhận diện thương hiệu và uy tín hơn trên thị trường, thường với chi phí thấp hơn nhiều so với yêu cầu cho một chiến dịch quảng bá rộng rãi. 

Họp báo cũng được gọi là "news conferences". Khi không có tuyên bố chính thức hoặc không cho phép đặt câu hỏi, sự kiện này được gọi là "photo op".

Tại sao tổ chức họp báo?

Có nhiều lí do tại sao các công ty chọn tổ chức họp báo, nó có thể là một trong những lí do sau: 

- Phản hồi về lợi nhuận, tin tức và/hoặc tranh cãi.

- Thông báo về sự rời đi hoặc bổ sung của một ủy viên ban quan trị mới. 

- Tiết lộ một cơ sở sản xuất mới.

- Thông báo phát hành một sản phẩm mới.

Tất nhiên, đây chỉ là một số trường hợp khi một công ty có thể tổ chức họp báo. Trong một số trường hợp khác, các công ty có thể sắp xếp thời gian cho một cuộc họp báo khi có bất kì tin tức mới nào. 

Những điều cần xem xét trước buổi họp báo

Trước khi tổ chức họp báo và được cơ quan báo chí biết đến, có một vài điểm chính mà một công ty cần xem xét,

Đầu tiên, là thông cáo báo chí. Ngoài việc công bố họp báo, những thông tin được phát hành cũng phải được xây dựng tốt. Chúng phải rõ ràng, xúc tích và chính xác. Nhưng cũng nên giải quyết được các vấn đề chính, cho dù đó là một thông báo tích cực như ra mắ sản phẩm, hay phản ứng với những tin tức hoặc tranh cãi tiêu cực. 

Địa điểm tổ chức cũng rất quan trọng. Nó sẽ có thể đáp ứng được số lượng người tham dự và có liên quan đến những gì được công bố. Một công ty có thể quyết định tổ chức họp báo tại cơ sở sản xuất hoặc trong một cửa hàng bán lẻ nếu nó nói về một sản phẩm mới ra mắt. 

Một điểm cần cân nhắc khác đó là mời ai. Các công ty thường có một danh sách các cơ quan truyền thông đã được thông báo về buổi họp báo, kèm bản sao của thông cáo báo chí. Lời mời nên được đưa ra một cách khéo léo để nhận được mức độ quan tâm tối đa của những người được mời. 

(Theo Investopedia)